Publié en mai 2011
Traditionnellement, la gestion des documents produits se limitait essentiellement à l’historique des versions des plans et devis ou des rapports. Cependant, la facilité de produire les documents numériques, combinée au fait que la collaboration entre les ingénieurs, le client et les ressources externes entraîne la multiplication des versions de travail, augmente le nombre de documents et leur transmission.
Par conséquent, il devient essentiel de se munir d’un système de gestion documentaire correspondant à l’envergure et à la nature des mandats afin de s’assurer de consulter les versions à jour des documents, à l’occasion d’une utilisation immédiate ou ultérieure de ceux-ci.
Il est courant de confier à un coordonnateur la gestion des documents d’ingénierie et d’adopter un système de gestion électronique des documents (GED). Un tel système peut aussi faciliter la mise en œuvre d’une méthodologie de travail (collaboratif), une valeur ajoutée du point de vue de la transmission des connaissances. De plus en plus d’entreprises se dirigent vers une GED qui, en diminuant les coûts de traitement, de production, de stockage, de recherche, d’archivage, etc., des documents sur support papier, peut contribuer à améliorer la rentabilité d’une entreprise.
La GED comporte quatre fonctions principales :
Ces fonctions doivent être sécurisées et doivent, bien entendu, respecter les règles d’authentification des documents d’ingénierie afin, notamment, de s’assurer de l’authenticité et de l’intégrité des documents d’ingénierie.
L’acquisition des documents que l’ingénieur consulte ou utilise dans son mandat se fait par quatre moyens :
l’intégration de documents papier existants : il s’agit alors de numériser les documents papier. Lorsque c’est possible et utile, les documents numérisés peuvent être triés au moyen d’une technologie de reconnaissance automatisée de document (RAD);
l’intégration de documents électroniques existants : une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, etc.;
la production de documents électroniques : il s’agit de documents résultant de l’utilisation de logiciels et ne se trouvant pas sur support papier. Ces documents peuvent être produits à l’intérieur même de l’entreprise ou provenir de ressources externes;
l’échange de documents électroniques : il s’effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ceux-ci peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d’information par un dispositif d’échange de données informatisées (EDI), moyennant le respect d’un même format de données normalisées et en garantissant la sécurité des documents.
Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Cette chaîne de validation est paramétrable et prend en compte les droits d’accès et les profils des utilisateurs du système : elle agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.
L’indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. Nous distinguons à ce titre :
l’indexation par types : elle offre une description formelle du document en utilisant ses métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.), dont le vocabulaire est standardisé afin de permettre l’utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche;
l’indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter la recherche. Il peut s’agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent — ce qui s’appelle l’indexation statistique. Il peut aussi s’agir d’un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d’équivalence) en liaison avec le document.
La question du stockage est incontournable. Ne pas considérer cet aspect peut entraîner des situations critiques. Cela englobe les aspects suivants :
le support de stockage : il doit être adapté le mieux possible au volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un court temps d’accès;
l’organisation du stockage : elle peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (notes, rapports, plans, dessins, images, etc.), de leur provenance, de leur état, de leur type, de leurs versions, etc.;
la durée de conservation : elle doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d’alimenter les archives. À cet effet, le système doit comporter une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d’archivage électronique destinée à cet usage;
le lieu de stockage : il doit être sécurisé, et l’accès aux documents doit être limité par des droits liés au statut de l’utilisateur. Le lieu d’archivage et de stockage à long terme doit être différent, de façon à garantir une sécurité accrue des données en cas d’incendie ou d’autres désastres. Les sauvegardes doivent être mises en œuvre avec une périodicité en adéquation avec les impératifs de l’entreprise.
La diffusion des documents peut se faire au moyen d’internet ou de l’intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation « client léger », qui fournit, en tout ou en partie, les fonctionnalités de consultation et d’indexation des documents dans un navigateur Web.
© Ordre des ingénieurs du Québec
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