Publié en mai 2011

Intégrité et conservation des documents d’ingénierie

Intégrité des documents

 

L’intégrité des documents fixés sur papier ou sur film reproductible est considérée comme satisfaisante. Il est en effet difficile de modifier ou d’altérer sans laisser de traces les originaux ou les copies de tels documents, et les erreurs de manipulation sont peu susceptibles d’en modifier le contenu et, partant, l’intégrité.

Ainsi, l’ingénieur doit s’assurer de l’authentification de l’original et des copies de chaque document d’ingénierie dont il est l’auteur ou qui a été préparé sous sa supervision (aussi appelée direction et surveillance immédiates) par des personnes qui ne sont pas membres de l’Ordre. (voir la section Documents d’ingénierie.)

En effet, il est possible d’obtenir à partir d’un fichier informatique des copies que rien ne permet de distinguer de l’original. Si ce fichier n’est pas adéquatement protégé, il peut être transmis ou modifié sans que rien ne paraisse. La notion d’intégrité liée au document original est donc remise en question dès lors que des documents d’ingénierie sont utilisés sans protection adéquate sous forme de documents technologiques, puisque le maintien de leur intégrité ne peut pas être assuré. (Pour plus de détails concernant l’authentification, l’intégrité des documents d’ingénierie et la signature numérique, voir la section Documents d’ingénierie.)

 

Conservation des documents

Lorsque le projet est terminé, l’ingénieur doit en classer les dossiers et les conserver en bonne condition, de façon à respecter la confidentialité pour une période minimale de 10 ans, à partir du dernier service fourni, en vertu du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs.

L’ingénieur doit prendre le temps d’éliminer les documents non utilisés, en format papier et en format électronique, et s’assurer que ceux qui demeurent au dossier sont correctement authentifiés.

L’ingénieur peut conserver uniquement les documents numérisés et détruire les documents en format papier s’il respecte les conditions suivantes :

• avoir la possibilité de vérifier que l’information n’est pas modifiée et qu’elle est maintenue dans son intégralité dans le document issu du transfert;

• documenter le transfert d’information d’un document à un document technologique;

• s’assurer que l’information est accessible et intelligible dans le document issu du transfert;

• prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels et confidentiels. Notamment, l’accès aux données doit être protégé par un procédé de visibilité réduite ou un procédé qui empêche une personne non autorisée de prendre connaissance d’un renseignement confidentiel;

• veiller à ce que le matériel, l’outil ou le système nécessaire à la conservation du document ait une vie utile équivalente ou supérieure à la période de conservation prescrite. Effectuer une mise à jour des logiciels utilisés, le cas échéant, pour assurer le maintien de l’intégrité du document;

• être en mesure de fournir une copie papier sur demande;

• veiller à conserver une copie de sauvegarde dans un lieu distinct ou dans un coffre-fort à l’épreuve du feu et de l’eau (à noter qu’un classeur métallique avec serrures n’est généralement pas à l’épreuve du feu ni de l’eau);

• bien connaître l’étendue de la responsabilité d’un prestataire de services qui agit à titre d’intermédiaire offrant des services de conservation de documents technologiques.

Les documents en format papier sont conservés dans un environnement contrôlé, pour éviter qu’ils soient détériorés, et sécuritaire. Une salle d’archives est généralement un local exclusivement destiné à cet usage, tempéré et sécurisé par un accès limité.

Les documents en format électronique sont conservés dans une section du serveur d’entreprise dont l’accès est limité au responsable de l’archivage.

Il est assez courant que la gestion des lieux d’archivage, papier ou électronique, soit faite par des entreprises externes spécialisées.