Publié en novembre 2011

11.  Conservation des documents d’ingénierie

11.1.  Conservation

Dès qu'un document d'ingénierie est authentifié, celui-ci doit être conservé de manière à en préserver et à en garantir l'intégrité, et il doit être facilement accessible et bien indexé.

11.2.  Durée de conservation

Tous les documents d'ingénierie sur support papier ou technologique constituant le dossier de l'ingénieur doivent être conservés et lisibles pendant au moins dix ans à partir de la date du dernier service rendu ou, lorsque le projet ou les travaux sont achevés, à compter de la date de la fin des travaux. Des exigences de conservation supplémentaires peuvent découler d'autres obligations légales, ou de clauses contractuelles.

11.3.  Numérisation, transfert technologique et conservation de documents d'ingénierie

a)  Dans la mesure où l'intégrité d'un document technologique est préservée selon les exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information, il est possible pour l'ingénieur de transférer ou d'archiver un document sur un support technologique tout en lui conservant sa pleine valeur juridique. Le nouveau document peut alors être considéré comme l'équivalent fonctionnel de l'original papier ou numérique sans qu'il soit nécessaire de conserver ce dernier, sous réserve des conditions suivantes :

L'ingénieur désirant numériser ses documents originaux sur support papier dans le but de détruire ses dossiers doit être vigilant à toutes les étapes du processus. Il doit faire circuler au sein de son entreprise ou de son cabinet une politique de numérisation de dossiers et de destruction de documents prévoyant les règles spécifiques à observer, ou engager une firme spécialisée dans la numérisation, l'archivage et la destruction de documents. L'ingénieur doit bien connaître la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information; il doit également faire en sorte que le personnel effectuant le transfert ou devant utiliser les documents technologiques obtienne une formation adéquate quant à l'utilisation du support technologique choisi. Il doit de plus considérer tous les éléments techniques du processus (supports physiques d'archivage, fiabilité des logiciels utilisés, qualité du prestataire de services, etc.).

b)  Afin de respecter ses obligations professionnelles, l'ingénieur doit s'assurer des éléments suivants (liste non exhaustive) :