Publié en mai 2011

Douze problèmes et leurs solutions

Voici 12 problèmes fréquemment vécus dans les réunions ainsi que des solutions pour y remédier.

Problème 1 – Une raison d’être ou des objectifs qui ne sont pas clairs pour certains participants.

Solution : durant la préparation d’une réunion, le responsable doit se poser une question primordiale : quels résultats dois-je avoir obtenus une fois la réunion terminée?

Problème 2 – La présence nécessaire ou non de certains participants.

Solution : durant cette même préparation, le responsable doit se demander qui doit être présent à la réunion et quelle sera son utilité à cette rencontre.

Problème 3 – Les réunions qui débutent en retard ou qui s’éternisent.

Solution : une réunion doit durer deux heures au maximum, et les heures de début et de fin doivent être respectées.

Problème 4 – Les personnes toujours en retard ou qui s’en vont avant la fin de la réunion.

Solution : après un second retard au début d’une réunion, le retardataire doit être informé que sa présence n’est pas requise. S’il veut quitter avant l’heure prévue, un participant doit en informer au préalable le responsable de la réunion. Celui-ci informe le groupe dès le début de la rencontre que cette personne devra partir pendant la réunion.

Problème 5 – Trop de participants.

Solution : une réunion ne devrait pas comprendre plus de 10 participants, à moins qu’il s’agisse d’une réunion d’information, où l’on peut accepter plus de gens.

Problème 6 – Trop de points à l’ordre du jour.

Solution : l’ordre du jour d’une réunion d’équipe doit contenir un maximum de huit points. 

Problème 7 – La stratégie consistant à commencer la réunion avec des sujets plus « généraux » ou moins « dérangeants »  et de garder pour la fin les sujets plus « épineux ».

Solution : cette stratégie est inefficace. Il faut commencer avec les points importants qui sont la raison d’être de la réunion. Les autres points, moins importants, pourront toujours être reportés à une autre réunion.

Problème 8 – Parler tous en même temps.

Solution : le respect des participants et la rigueur sont essentiels à toute réunion efficace. Le responsable animateur applique des règles précises qu’il doit communiquer en début de réunion et rappeler au besoin.

Problème 9 – Celui qui prend la parole souvent, qui en a toujours long à dire et qui coupe couramment la parole aux autres.

Solution : le responsable doit rencontrer cette personne en dehors de la réunion afin de lui faire part de son malaise, et préciser ses attentes afin qu’il modifie son attitude.

Problème 10 – Des discussions sur un point à l’ordre du jour qui s’éternisent.

Solution : lorsque cette situation se manifeste souvent, le responsable animateur doit informer dès le début les participants du temps prévu pour chaque point de discussion, puis minuter les interventions.

Problème 11 – La difficulté pour le responsable animateur de s’affirmer quand un participant parle d’un sujet qui n’est pas à l’ordre du jour, par exemple, d’affaires personnelles non appropriées.

Solution : l’animateur déclare que le sujet n’est pas à l’ordre du jour afin de signifier que cette discussion n’a rien à voir avec les objectifs recherchés.

Problème 12 – L’utilisation du cellulaire ou du portable durant les discussions.

Solution : si une équipe de travail a cette mauvaise habitude, le responsable interdit aux participants l’utilisation de tous les appareils de télécommunication susceptibles de perturber le bon fonctionnement de la réunion (sauf s’ils sont requis).