Publié en mai 2011

Gestion documentaire

Traditionnellement, la gestion des documents produits se limitait essentiellement à l’historique des versions des plans et devis ou des rapports. Cependant, la facilité de produire les documents numériques, combinée au fait que la collaboration entre les ingénieurs, le client et les ressources externes entraîne la multiplication des versions de travail, augmente le nombre de documents et leur transmission.

Par conséquent, il devient essentiel de se munir d’un système de gestion documentaire correspondant à l’envergure et à la nature des mandats afin de s’assurer de consulter les versions à jour des documents, à l’occasion d’une utilisation immédiate ou ultérieure de ceux-ci.

Il est courant de confier à un coordonnateur la gestion des documents d’ingénierie et d’adopter un système de gestion électronique des documents (GED). Un tel système peut aussi faciliter la mise en œuvre d’une méthodologie de travail (collaboratif), une valeur ajoutée du point de vue de la transmission des connaissances. De plus en plus d’entreprises se dirigent vers une GED qui, en diminuant les coûts de traitement, de production, de stockage, de recherche, d’archivage, etc., des documents sur support papier, peut contribuer à améliorer la rentabilité d’une entreprise.

La GED comporte quatre fonctions principales :

Ces fonctions doivent être sécurisées et doivent, bien entendu, respecter les règles d’authentification des documents d’ingénierie afin, notamment, de s’assurer de l’authenticité et de l’intégrité des documents d’ingénierie.

Acquisition des documents

L’acquisition des documents que l’ingénieur consulte ou utilise dans son mandat se fait par quatre moyens :

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation afin d’aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Cette chaîne de validation est paramétrable et prend en compte les droits d’accès et les profils des utilisateurs du système : elle agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document.

Classement des documents

L’indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. Nous distinguons à ce titre :

Stockage des documents

La question du stockage est incontournable. Ne pas considérer cet aspect peut entraîner des situations critiques. Cela englobe les aspects suivants :

Diffusion des documents

La diffusion des documents peut se faire au moyen d’internet ou de l’intranet. Certains éditeurs de logiciels GED proposent une consultation « client léger », qui fournit, en tout ou en partie, les fonctionnalités de consultation et d’indexation des documents dans un navigateur Web.

 

Référence utile

Gestion électronique des documents (Wikipédia)