Publié en mai 2011

Le suivi et les rencontres de projet

Le gestionnaire de projet doit s’assurer que chaque participant dispose, en temps voulu, de l’information dont il a besoin pour s’acquitter correctement de ses responsabilités particulières relatives au projet. La coordination est une fonction de la gestion de l’information que le gestionnaire de projet doit assumer de façon continue tout au long des phases du projet. La littérature énumère plusieurs façons de mener à bien la coordination, dont la coordination interne, la coordination externe et la revue technique.

La coordination interne a trait aux communications entre le gestionnaire de projet, l’équipe de projet, l’équipe de soutien et, de façon générale, le groupe d’exécution composé de toutes les personnes physiques et morales qui participent à la réalisation du projet comme exécutants.

Les objectifs de la coordination interne visent à :

• permettre aux participants d’analyser l’avancement du projet et de repérer les problèmes, survenus ou appréhendés, liés à l’avancement;

• prendre connaissance de données émanant de sources externes;

• évaluer les effets des changements proposés;

• prendre les décisions nécessaires relatives aux problèmes discutés.

La coordination externe concerne le partage de l’information relative au projet entre le gestionnaire de projet, le client ou le promoteur, ses représentants, des tierces parties, voire le public, en général toutes les personnes qui ne participent pas à la réalisation du projet comme exécutants, mais qui ont néanmoins un intérêt direct ou indirect, réel ou présumé, à son égard.

Les objectifs de la coordination externe visent à permettre au gestionnaire de projet d’informer le promoteur sur :

• l’avancement du projet;

• les coûts encourus;

• les problèmes survenus et les solutions apportées.

L’objectif de la revue technique consiste à cerner tous les défauts techniques présents et à suggérer des moyens pour les corriger. La plus connue des revues techniques est l’analyse de la valeur du projet ( Value Engineering).

Toutes les rencontres de coordination doivent avoir un caractère formel afin que l’information diffusée soit enregistrée officiellement dans la documentation du projet. Afin de se conformer à l’obligation d’officialiser ces rencontres, le gestionnaire de projet doit toujours publier un ordre du jour pour la rencontre puis, dans les meilleurs délais, rédiger et diffuser un compte rendu de la réunion. Ces documents garderont une valeur légale en cas de litige. Le gestionnaire de projet et son équipe doivent éviter toute rencontre officieuse et, surtout, ne doivent jamais prendre de décisions sans en officialiser le contenu et les objectifs.  

Les figures 15 et 16 illustrent un ordre du jour et un compte rendu ou procès-verbal de rencontre.

 

Figure 15 : Un exemple d’ordre du jour de réunion

 

Figure 16 : Un exemple de procès-verbal de réunion