Publié en mai 2011

Mise en situation

Une rencontre virtuelle importante

Paul, ingénieur en chef pour une compagnie fabriquant des plinthes électriques, doit réunir en même temps des équipiers virtuels travaillant dans différents pays afin de présenter un nouveau prototype de plinthes plus performantes.

En tant que gestionnaire responsable de cette équipe, il veut que la rencontre soit un succès. Ses objectifs sont de :

Avant sa rencontre, Paul décide de se poser des questions importantes pour être certain de tenir une réunion productive. Il se demande :

Des réponses à ses questions

En premier lieu, Paul doit déterminer, par ordre de priorité, les principaux obstacles à l’organisation de la réunion :

L’utilisation de la vidéo conférence est appropriée afin que les équipiers puissent se voir et se parler. Paul devra aussi connaître à fond son nouveau prototype afin de convaincre son équipe virtuelle de l’efficacité du produit.

Une fois les obstacles bien connus, Paul doit :

Quinze jours avant la réunion, les équipiers virtuels devront recevoir par courriel une documentation appropriée comprenant :

Un courriel contenant un questionnaire d’évaluation devra parvenir aux équipiers virtuels dans les 24 heures suivant la rencontre et être retourné dans les plus brefs délais afin de connaître à chaud l’opinion des participants sur la rencontre : « Les objectifs ont-ils été atteints? Quels points sont à améliorer? », etc.

Comme la communication est à la base de la réussite de l’équipe virtuelle, des échanges réguliers d’information par courriel devraient être privilégiés afin de favoriser les contacts plus fréquents, de briser l’isolement et, ainsi, de renforcer le sentiment d’appartenance.

Paul devra, au besoin, diffuser les succès de l’équipe auprès des employés et de la direction, sur le site web de la compagnie, dans le bulletin d’information, aux fêtes de reconnaissance, etc.