Publié en mai 2011

Quelles sont les étapes d’une réunion efficace?

Étape 1 -– Pour bien préparer la réunion

Le responsable de la réunion se doit d’observer les points suivants :

• préciser les objectifs à l’avance;

• inclure les points importants dans l’ordre du jour;

• choisir les participants concernés, s’assurer de leur disponibilité et distribuer la documentation appropriée;

• réserver un local adéquat, vérifier la présence de l’équipement nécessaire, l’éclairage, la température, la disposition des meubles, etc.;

• connaître son style de leadership et maîtriser les techniques d’animation appropriées.

Les participants à la réunion doivent :

• noter la date, l’heure et le lieu de la réunion dans leur agenda;

• prendre connaissance de l’objectif et de l’ordre du jour de la réunion;

• lire la documentation préalablement remise.

Enfin, il faut que leur rôle soit précisé de même que ce que l’on attend d’eux à la réunion.

Étape 2 – Le déroulement de la réunion

Le responsable de la réunion doit assumer les tâches suivantes :

• se présenter, préciser son rôle et les rôles de chacun, désigner un ou une secrétaire et commencer la réunion dans les plus brefs délais;

• effectuer un premier tour de table afin que chacun se présente brièvement;

• énoncer l’objectif de la réunion, préciser sa durée et les procédures de discussion;

• respecter l’ordre du jour en commençant par les points les plus importants;

• encourager les participants à s’exprimer et à énoncer les idées;

• résoudre les différends, au besoin;

• faire des résumés de ce qui a été dit, reformuler au besoin et ne retenir que les solutions pertinentes et les démarches à effectuer;

• planifier la prochaine réunion, préciser la date et l’heure des réunions futures, s’il y a lieu.

Durant la réunion, les participants peuvent émettre des commentaires et des idées, écouter aussi celles des autres et démontrer de la compréhension envers leurs coéquipiers. Il est préférable de rester dans le sujet, d’éviter les digressions et les conversations en sourdine et, surtout, de noter les points importants afin de se concentrer sur les activités à entreprendre. 

Étape 3  – Lorsque la réunion est terminée

Le responsable de la réunion doit :

• rédiger le procès-verbal dans les plus brefs délais pour ne pas oublier les points importants, puis le transmettre aux participants, s’il y a lieu;

• procéder à l’évaluation de l’animation et de la réunion en remettant aux participants des feuilles d’évaluation;

• s’assurer que tout est en ordre avant de quitter la salle;

• faire en sorte que les décisions et les activités proposées soient acheminées aux personnes concernées;

• assurer un suivi et aviser les personnes qui n’ont pas pu participer des décisions prises;

• réserver un local pour la réunion suivante, s’il y a lieu.

Les participants rempliront la fiche d’évaluation et aviseront les collègues n’ayant pu assister à la réunion des actions à entreprendre et des démarches pour les réaliser.