Publié en mai 2011

Tenue de dossiers

Dans cette section, vous verrez :

La première partie, Gestion documentaire, couvre la définition des différents types de documents et la façon de les classer.

La deuxième partie, Structure des dossiers, présente les différentes structures de dossier pour les fonctions les plus fréquemment occupées par les ingénieurs.

La partie Intégrité et conservation des documents d’ingénierie se penche sur l’intégrité et la conservation des différents types de documents, notamment ceux qui sont sur support électronique ou transmis par voie électronique.

La tenue de dossiers s’applique à tout dossier relatif au travail de l’ingénieur. Les éléments conservés et organisés au dossier doivent permettre :

 

 

Les éléments d’un dossier ne se limitent pas aux documents sur support papier; ils incluent également les documents sur support électronique.

La tenue de dossiers est encadrée principalement par :

L’article 2.01 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs exige que tout ingénieur tienne à jour un registre des mandats. Ce registre contiendra les renseignements suivants :

De plus, pour chaque mandat, l’ingénieur tient à jour :

Dans le cas où il est employé par une société (incluant un bureau de génie-conseil) ou une entreprise, et qu'il ne peut avoir accès au dossier tenu par cette société ou entreprise, l'ingénieur doit, selon l’article 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs, tenir à jour un classeur dans lequel se trouvent :

Lorsque le projet est terminé, l’ingénieur doit en classer les dossiers et les conserver en bonne condition, de façon à respecter la confidentialité pour une période minimale de 10 ans à partir du dernier service fourni, en vertu des articles 2.03 et 2.04 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs.