Publié en mai 2011

Mise en situation

Un temps de travail efficace

Luc est responsable d’une équipe de travail. Il s’aperçoit que le temps-personne est supérieur au temps efficace, ce qui occasionne des retards dans les travaux. Luc a pourtant l’impression que les tâches sont bien établies, mais les chiffres ne mentent pas : le rendement est inférieur à ce qui a été soumissionné, et les objectifs ne sont pas atteints.

À l’occasion d’une rencontre avec ses employés, il constate que ceux-ci n’ont pas d’explications et qu’il n’en ressort aucune solution. Quelque temps plus tard, Luc effectue une visite impromptue à l’atelier. Il observe les points suivants :

Ce que Luc connaît de ses employés et de leurs compétences :

Ce que Luc croyait connaître de ses employés :

Ce qu’il constate après analyse des procédures internes :

Une réflexion plus approfondie

Ces observations amènent Luc à se poser les questions suivantes :

  1. les employés connaissent-ils leurs tâches et leurs responsabilités?

  2. l’horaire de la journée respecte-t-il la production continue?

  3. la séquence de travail entraîne-t-elle des retards de production?

  4. qu’est-ce qui cause les goulots d’étranglement? la matière première? les outils? les procédés ou méthodes de travail?

  5. est-ce que je dois mettre en place, pour le travail d’équipe, des procédures de remplacement de manière à couvrir les périodes d’absences légitimes?

  6. est-ce que j’ai les outils nécessaires pour développer l’esprit d’équipe?

La solution appropriée pour un meilleur encadrement de l'équipe de travail

En s’appuyant sur la mise en situation, Luc doit :

  1. valider les connaissances des employés par rapport à ses attentes comme responsable de l’équipe et expliquer qu’il est responsable à 100 % de la réussite de son encadrement;

  2. vérifier si des procédures et directives claires et rigoureuses ont été affichées et expliquées;

  3. demander de la collaboration et poser des questions d’éclaircissement à quelques employés pour déterminer leur compréhension des directives;

  4. organiser, avec la collaboration des membres de l’équipe, l’horaire de travail pour assurer une présence continue à la production;

  5. demander à chaque employé de lui expliquer la compréhension de son propre rôle, soulever des interrogations, déterminer les ajustements appropriés et préciser les ajustements attendus;

  6. informer périodiquement les employés de l’avancement des travaux et de l’atteinte des objectifs;

  7. en cas d’écarts de productivité importants, expliquer rapidement ses préoccupations en mettant l’accent sur « comment » l’équipe peut améliorer ses résultats;

  8. soulever tout manquement au respect de l’encadrement et informer, dès que possible, l’employé de son obligation à se conformer aux attentes du responsable de l’équipe.

 

En conclusion

Pour bien cerner les enjeux de l’encadrement, il faut se questionner sur les points suivants :

  1. un bon encadrement me permet de donner l’heure juste à mon équipe de travail. Je m’assure ainsi de mettre à niveau les employés sur mes attentes et les obligations à respecter;

  2. les règles en vigueur n’ont qu’une utilité : elles permettent au responsable de l’équipe de faire connaître la zone de contrôle qu’il considère comme essentielle pour comprendre les droits et devoirs des employés;

  3. le responsable de l’équipe doit assumer à 100 % la réussite de son équipe. Ce pourcentage ne peut pas être partagé, puisque cette responsabilité est le résultat des prises de décision et des choix finaux du responsable;

  4. en tant que gardien de l’encadrement, le responsable doit être certain de croire à l’encadrement qu’il a mis en place, de la faisabilité de ses demandes et de l’adhésion des employés;

  5. les moyens disponibles sont les outils de base pour gérer des ressources humaines :

    1. des tâches et des responsabilités bien définies;

    2. la zone de contrôle de chacun et le respect de cette zone;

    3. le respect des horaires de travail;

    4. les attentes du responsable et l’acceptation de ces attentes par les employés;

    5. les résultats attendus par rapport au travail à exécuter.