CONTRAT DE SERVICE

Le contrat de service ou d’entreprise (contrat de service) est l’entente que l’ingénieur.e est amené.e à conclure lorsque des services professionnels sont rendus à un client autre que son employeur ou sa société.

Le contrat de service est couvert par les dispositions du Code civil du Québec. Celui-ci définit le contrat de service comme étant « […] celui par lequel une personne, selon le cas l'entrepreneur ou le prestataire de services (l'ingénieur.e), s'engage envers une autre personne (le client), à réaliser un ouvrage matériel ou intellectuel ou à fournir un service moyennant un prix que le client s'engage à lui payer ».

Ce type de contrat diffère du contrat de travail, notamment en ce que, contrairement à l'employé qui est subordonné à l'employeur et assujetti à son contrôle, le prestataire de services a le libre choix des moyens d'exécution du contrat et n’est nullement subordonné à son client quant à son exécution. En ce sens, le prestataire de service peut, entre autres, refuser que le client se mêle de l'exécution du contrat.

Les éléments essentiels d'un contrat de service

Parole aux ingénieurs: les essentiels du contrat de service

L’ingénieur.e a le devoir d’informer son client de l’ampleur et des modalités du mandat que ce dernier lui a confié, de lui fournir les explications nécessaires à la compréhension et à l’appréciation des services à rendre et d’obtenir son accord à ce sujet.

La liste non exhaustive présentée dans le tableau suivant énonce les éléments de base d’un contrat de service clair, utile et conforme aux règles déontologiques.

Désignation du client	Il s'agit du nom de l’entreprise ou de la personne et de son adresse complète. La désignation du client ou de son représentant doit être claire. Cet élément, qui peut paraître simpliste, revêt toute son importance au moment de déterminer qui est le véritable client. Seul le client est en droit de demander à l’ingénieur.e de lui rendre compte, de consulter le dossier et d’obtenir copie des documents qu’il contient.
Description des services professionnels (mandat)	Livrables Il est essentiel de décrire avec précision le travail à effectuer et la prestation de services attendue. Cela permet au client de vérifier que ses attentes ont été bien comprises, de prendre conscience de l’ampleur du travail à exécuter et de valider l’ensemble avant le commencement des travaux. Pour l’ingénieur.e, cela permet de s’assurer que son client a bien compris les services qu’il lui rend. Pour exécuter le mandat, divers documents devront être préparés (ex. : rapport, lettre, plans et devis, attestation de conformité ou estimation des coûts). Il est éminemment souhaitable de préciser d’avance la nature, la forme (ex. : papier ou numérique) et le nombre d’exemplaires des documents à produire. S’il y a lieu, les droits d’auteur et la propriété intellectuelle seront mentionnés. Lorsqu’applicable, la finalité des documents à préparer devrait être précisée (ex.: « pour permis », « pour construction ») afin notamment d’informer le client du contenu et de la portée du mandat. Les explications permettant de comprendre à quoi correspondent les finalités mentionnées doivent également être données au client (p. ex. à quel degré d'avancement et quel degré de précision les plans émis pour permis correspondent). Exclusions Afin d’éliminer toute ambiguïté, il est important de décrire les travaux ou les services qui sont exclus du mandat, en particulier lorsqu’il pourrait être interprété que ceux-ci en font partie. Obligations Enfin, il est judicieux de préciser les obligations qui incombent directement au client ou à des tiers, dont par exemple des sous-traitants de l’ingénieur.e.
Échéancier	Détailler les étapes de réalisation du mandat et le temps pour les accomplir, telles que les phases, points décisionnels ou d’approbation. Un calendrier établissant les étapes du projet et le délai prévu pour chaque étape offre l’avantage d’être suffisamment précis, tout en évitant l’écueil des dates de réalisation non respectées en raison de retards qui ne sont pas imputables à l’ingénieur.e.
Honoraires, modalités de paiement et pénalités	Le mode de facturation devrait être décrit de façon claire et précise. Quel que soit le mode de facturation (ex. : taux horaire, pourcentage, forfait), le coût des services supplémentaires ou excédentaires, comme les frais de déplacement, de papeterie, de reproduction ou de sous-traitance, devront être mentionnés de façon explicite. Les honoraires convenus doivent être justes et raisonnables, c’est-à-dire que, tel que le mentionne le Code de déontologie des ingénieurs, ils sont justifiés par les circonstances et proportionnels aux services rendus. Les facteurs suivants doivent être pris en compte pour la fixation de ses honoraires: temps consacré à l’exécution du mandat difficulté et importance du mandat compétences requises prestation de services inhabituels responsabilité assumée Aussi, une facturation régulière, produite suivant un échéancier déterminé en fonction de l’évolution du projet, et suffisamment détaillée, facilite une meilleure compréhension de la part du client, tout en évitant bien des ennuis. L’envoi régulier des factures permet également à l’ingénieur.e d’éviter les créances trop élevées. Le contrat devrait indiquer ce qu’il advient si les modalités paiement ne sont pas respectées. Il peut, par exemple, préciser que la remise de certains documents est conditionnelle au respect du calendrier de paiement. Enfin, le contrat de service devrait préciser les intérêts et les pénalités pour les sommes impayées à échéance. Rappelons que la Loi sur l’intérêt exige que le taux d’intérêt soit exprimé sur une base annuelle, à défaut de quoi le tribunal le fixera au taux légal, soit 5% par an.
Experts et les autres services externes	Si l’ingénieur.e estime que le projet nécessite la collaboration d’un expert ou prévoit en sous-traiter une partie, cela doit être mentionné au client lors de la conclusion de l’entente écrite. Le client prendra ainsi conscience de la complexité du projet et ne sera pas ultérieurement surpris. De plus, l’ingénieur.e doit obtenir l’autorisation du client avant de retenir les services d’un expert ou aviser ce dernier de les retenir lui-même.
Signatures et date	Le contrat doit être signé et daté par l’ingénieur.e et par son client.
Autres clauses pouvant être ajoutées au contrat	Clause sur le processus d’approbation des livrables: identifie les parties et individus qui doivent transmettre et approuver les livrables et le temps requis pour chaque niveau d’approbation Clause sur la gestion du changement: établit les processus d’approbation des modifications au contrat d’origine, et identifie les responsables de soumission et d’approbation des demandes (ex. : ajout de ressources, activités, budget, etc.) Clause de défaut: précise ce qu’il advient aux parties (ingénieur.e et client) lorsqu’elles ne respectent pas leurs engagements et obligations Clause d’intérêt (taux annuel) : doit être dans le contrat et convenue à l’avance par les parties Clause d’élection de domicile (de for): établir le lieu de résolution du conflit (tribunaux), en cas de litige Clause de définition: définit et clarifie la portée des mots ou termes utilisés dans le contrat Clause sur la modification, suspension ou résiliation du contrat: spécifie dans quels cas le contrat peut être modifié, suspendu ou résilié (autres qu'en cas de force majeure) Clause sur les processus de médiation et d’arbitrage en cas de conflit

Contrat à forfait

Lorsque le contrat est à forfait, toute augmentation du prix doit être justifiée auprès du client. Ce dernier ne sera tenu de payer cette augmentation que dans la mesure où elle résulte de travaux, de services ou de dépenses qui n'étaient pas prévisibles au moment de l'approbation du contrat.

Ceci étant, il demeure possible pour l’ingénieur.e et son client de renégocier l'ensemble du contenu d'un contrat, les livrables autant que le prix.

Contrat à long terme

Un contrat de service à long terme avec un client peut présenter des défis touchant les règles de prescription et les obligations en cas de changements aux codes et aux normes. Cela peut engendrer un risque disproportionné par rapport aux honoraires négociés. Le contrat de service à long terme doit être suffisamment détaillé pour permettre un ajustement quant à la nature des services et des honoraires en cas de changement de circonstances et pour éviter un risque disproportionné par rapport aux honoraires négociés.

Droit de résiliation

Le client peut résilier le contrat de service unilatéralement, sans avoir à motiver sa décision, même si son exécution est amorcée.

Lorsqu’il résilie le contrat, le client est toutefois tenu de payer à l'ingénieur.e prestataire de services, en proportion du prix convenu, les frais et dépenses actuels, la valeur des travaux exécutés avant la fin du contrat ou avant la notification de la résiliation (art 2129 CcQ).

L'ingénieur.e ne peut résilier unilatéralement le contrat, sauf pour un motif sérieux. S’il ou elle résilie le contrat malgré l’existence d’un motif sérieux, il ou elle peut tout de même être tenu de dédommager le client. En cas de résiliation, l’ingénieur.e doit par ailleurs faire tout ce qui est immédiatement nécessaire pour prévenir une perte.

Dans l'un ou l'autre cas de résiliation, le client doit payer à l'ingénieur.e prestataire de services, en proportion du prix convenu, les frais et les dépenses engagés et la valeur des travaux exécutés avant la fin du contrat ou avant la notification de sa résiliation. L'ingénieur.e est tenu.e de remettre au client la portion des avances reçues qui dépasse ce qu'il ou elle a gagné.

Formulaire contractuel préparé par le client

Tout formulaire ou contrat type préparé par un client devrait être examiné de très près afin de déterminer s’il inclut une définition acceptable des conditions d’affaires et la portée des travaux.

Bon de commande

La plupart des bons de commande sont destinés à l’achat de produits. Ils englobent des clauses relatives à la responsabilité des produits ou aux garanties et s’avèrent mal adaptés aux services professionnels. De plus, on y identifie rarement de façon adéquate l’étendue des services requis. En cas d’utilisation d’un bon de commande pour des services professionnels, plutôt que les dispositions relatives à la responsabilité des produits et aux garanties qu’il renferme habituellement, celui-ci devrait contenir les clauses d’un contrat de service professionnel négociées avec votre client.

Convention d’indemnisation

En vertu d’une telle convention, le client pourrait demander à une firme d’ingénierie d’accepter de l’indemniser, de le défendre et de l’exonérer de toute responsabilité relativement à toutes réclamations, demandes, dommages-intérêts, poursuites, sinistres et dépenses encourues. Mais attention, ce ne sont pas toutes les demandes présentées à l’encontre de la firme d’ingénierie, sans égard à leur nature, qui peuvent être couvertes par la police d’assurance responsabilité professionnelle. En effet, il faut savoir que la couverture se limite à la responsabilité légale de l’assuré découlant d’une erreur, d’une omission ou d’un acte de négligence commis dans le cadre de la prestation des services professionnels. Avant d’intégrer de telles clauses à un contrat, une firme d’ingénierie devrait toujours obtenir des conseils individualisés auprès d’un conseiller juridique pratiquant dans la juridiction visée.

Obligations du prestataire de services

L’ingénieur.e prestataire de services peut, en principe, s'adjoindre les services d’employé.e.s, de sous-traitants ou d’associé.e.s pour exécuter un contrat tout en conservant la direction et la responsabilité de sa réalisation. Cependant, l’ingénieur.e ne peut avoir recours à des experts sans avoir au préalable reçu l'autorisation de son client (art 3.01.02 Cdi).

Obligation de renseignement

Avant la conclusion du contrat de service, l’ingénieur.e est tenu de fournir à son client, dans la mesure où les circonstances le permettent, toute l'information utile relative à la nature des services professionnels pour lesquels il ou elle s'engage à effectuer ainsi qu'aux biens et au temps nécessaires à cette fin (art 2102 CcQ).

Cette obligation, qui est aussi évoquée dans le Code de déontologie (art 3.02.03), ne vise que le prestataire de services et non son client. Elle est limitée dans le temps et quant à son objet. Cette obligation doit être tempérée suivant les circonstances et être comprise en fonction de la nature du contrat, de l'urgence de la situation et des connaissances ou de l'expertise du client.

Cette obligation de renseigner est « d'ordre public », et l'ingénieur.e ne peut donc s'y soustraire. Tout manquement à cette obligation pourrait rendre nul le contrat ou conduire à l'octroi de dommages-intérêts.

Obligation de conseil

L'ensemble des renseignements obtenus et l’évaluation des options envisageables en vue d'en arriver à une décision optimale selon les circonstances doit être présenté objectivement au client. Cette obligation est aussi consacrée par le Code de déontologie des ingénieurs (art 3.02.04).

Prudence et diligence

Il faut agir au mieux des intérêts du client, avec prudence et diligence, et conformément aux usages et aux règles de l’art. De plus, il faut s'assurer que l'ouvrage réalisé ou le service fourni est conforme au contrat.

Enfin, les biens nécessaires à l'exécution du contrat doivent être fournis par le prestataire de services, à moins que le contrat ne prévoie qu'il ne fournirait que leur travail.

Ressources

LIENS ET RÉFÉRENCES DE L'ORDRE

Articles de la revue PLAN
- « Question d'argent, les honorables honoraires », septembre-octobre 2023

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Contrat à long terme
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Bon de commande
Convention d’indemnisation
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