6. Authentification des documents d'ingénierie

6.1. L'authentification est l'apposition de la signature de l'ingénieur et, le cas échéant, du sceau à un document d'ingénierie sur support papier ou technologique afin de l'officialiser par rapport à une finalité donnée.

6.2. Sur support papier, l'authentification de documents d'ingénierie s'effectue de la façon suivante :

a) sur les plans et devis, addendas, avis de changement, plans finaux, dessins d'atelier, attestations ou certificats de conformité et autres avis dont le sceau est exigé par une loi ou un règlement, apposition :

du sceau,
de la signature manuscrite,
de la date d'authentification;

b) sur tout autre document d'ingénierie, apposition :

du nom complet,
de la signature manuscrite,
du titre professionnel,
du numéro de membre,
de la date d'authentification.

6.3. Sur un support technologique, l'authentification de documents d'ingénierie s'effectue de la façon suivante :

a) sur les plans et devis, addendas, avis de changement, plans finaux, dessins d'atelier, attestations ou certificats de conformité ou autres avis dont le sceau est exigé par une loi ou un règlement, apposition :

de la signature numérique, incluant si possible l'image numérique de l'empreinte du sceau signé,
de la date d'authentification;

b) sur tout autre document d'ingénierie, apposition :

de la signature numérique, incluant si possible le nom complet, l'image de la signature manuscrite, le titre professionnel, le numéro de membre,
de la date d'authentification.

6.4. Notes limitatives

Tous les documents d'ingénierie qui ne sont pas destinés à des fins de construction, de fabrication ou d'installation doivent porter la mention suivante : « CE DOCUMENT NE DOIT PAS ÊTRE UTILISÉ À DES FINS DE CONSTRUCTION » (ou « DE FABRICATION » ou « D'INSTALLATION »).

6.5. Documents d'ingénierie avec finalité

L'ingénieur doit toujours préciser sur un document d'ingénierie la finalité du document en question. Comme une œuvre d'ingénierie peut comporter plusieurs étapes, chacune d'entre elles doit être clairement indiquée sur les documents d'ingénierie qui s'y rapportent. Par exemple, lorsque des plans sont préparés « POUR PERMIS », « POUR SOUMISSION », « POUR CONSTRUCTION », « POUR FABRICATION », « POUR INSTALLATION », ou qu'ils portent la mention « PLAN FINAL », ils doivent être authentifiés.

6.6. Documents préliminaires

a) Des documents préliminaires sont régulièrement soumis pour COMMENTAIRES, pour INFORMATION ou pour COORDINATION pendant la phase de conception, aux collaborateurs internes ou externes de l'entreprise, et circulent entre plusieurs ingénieurs avant d'être émis la première fois pour répondre à une finalité donnée. Ces documents préliminaires ne constituent pas des documents d'ingénierie complets et n'ont pas à être authentifiés; ils doivent cependant indiquer le nom de l'ingénieur qui les a préparés ainsi que son titre et la date.

b) Note limitative. Comme tout document d'ingénierie qui n'est pas destiné à des fins de construction, fabrication ou installation, les documents préliminaires doivent porter la mention suivante : « CE DOCUMENT NE DOIT PAS ÊTRE UTILISÉ À DES FINS DE CONSTRUCTION » (ou « DE FABRICATION » ou « D'INSTALLATION »).

6.7. Le plan « tel que construit » (TQC)

Comme il est utilisé pour qualifier des contextes différents, le terme « tel que construit » porte à confusion et est donc à proscrire. En conséquence, l'Ordre recommande, selon le cas, l'utilisation des termes « plan final » (voir paragraphe 6.8) ou « relevé » (voir paragraphe 6.9) pour le remplacer.

6.8. Le plan final est le plan qui intègre la conception initiale et tous les changements ou modifications apportés à cette conception au cours de la construction, de la fabrication ou de l'installation. Il doit être authentifié par l'ingénieur concepteur et par tout autre ingénieur ayant effectué des modifications.

6.9. Le relevé est une représentation graphique d’un objet ou d’un ouvrage existant ou achevé. Il consigne notamment les informations relatives aux mesures, aux erreurs (corrigées ou non), ainsi qu’aux appareils ou aux produits installés. Document d'information, il peut être vu comme un inventaire de l’existant, comme un document d'appoint à un manuel d'opération, ou comme le point de départ pour une nouvelle conception.

Puisque le relevé n’implique aucun travail de conception en ingénierie, il n’a pas à être préparé par un ingénieur (il n’est ni un plan final, ni un document d’ingénierie). Cependant, lorsque le relevé est préparé par un ingénieur ou par une personne sous sa direction et sa surveillance immédiates, il est attendu que l’ingénieur le signe mais il ne doit pas le sceller. La mention limitative « CE RELEVÉ NE DOIT PAS ÊTRE UTILISÉ À DES FINS DE CONSTRUCTION » (ou « DE FABRICATION » ou « D'INSTALLATION ») devrait être apposée sur le document.

L’ingénieur devrait s’abstenir de signer un relevé qui montre des éléments dont il ne peut attester la présence ou l’exactitude ou qui vient cautionner des décisions d’ingénierie qui n’auraient pas été prises par un ingénieur. À cet égard, l’ingénieur doit être particulièrement vigilant s’il souhaite, par exemple, préparer son plan final à partir de son plan POUR CONSTRUCTION « annoté par l’entrepreneur » ou d’un relevé provenant de l’entrepreneur.

6.10. Dessin d'atelier ou d'usine

a) Un dessin dit « d'atelier ou d'usine » qui exprime un travail de conception de l'ingénieur doit être authentifié par son auteur.

b) Certains dessins d'atelier ou d'usine ne sont pas considérés comme des documents d'ingénierie et n'ont pas à être authentifiés, par exemple les dessins ou les fiches techniques d'équipements ou de produits manufacturés.

6.11. Les attestations, certificats de conformité ou autres avis délivrés par l'ingénieur à la suite des activités de surveillance, d'inspection ou de contrôle, lesquels peuvent notamment être exigés par certaines autorités publiques, doivent être signés. Cependant, ils ne peuvent être scellés que si une telle exigence est prescrite dans une loi ou un règlement (par exemple la Loi sur la santé et la sécurité du travail).

6.12. Authentification de documents d'ingénierie lorsque les travaux sont réalisés à l'extérieur du Québec

a) Lorsque des documents d'ingénierie sont préparés au Québec par un membre de l'Ordre pour des travaux dont la construction, la fabrication ou l'installation sont réalisées à l'extérieur du Québec, ces documents doivent être authentifiés et il appartient au membre de respecter la législation applicable au territoire où ces travaux sont effectués. Concernant l’authentification, rappelons que les plans et devis qui portent sur des ouvrages visés par l'article 3 de la Loi sur les ingénieurs doivent être signés et scellés (art. 3.3 de la Loi sur les ingénieurs et 3.04.01 du Code de déontologie)

b) Lorsque des documents d'ingénierie sont préparés à l'extérieur du Québec par un membre de l'Ordre pour des travaux dont la construction, la fabrication ou l'installation sont réalisées à l'extérieur du Québec, l'Ordre n'impose aucune obligation d'authentification au membre. Cependant, il appartient au membre de respecter la législation et la réglementation applicables au territoire où ces travaux seront effectués.

6.13. Tableau des bonnes pratiques en matière d'authentification de documents d'ingénierie

Le tableau suivant décrit la méthode adéquate d'authentification s'appliquant à chaque type de document d'ingénierie.

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Avertissement : Le Guide de pratique professionnelle constitue un outil de référence et d’accompagnement des ingénieurs au Québec. Il est une source d’information générale et ne constitue aucunement une opinion, un avis ou conseil juridique. Son contenu ne doit pas être interprété pour tenter de répondre à une situation juridique particulière.