INTÉGRITÉ ET CONSERVATION DES DOSSIERS

Intégrité des dossiers et des documents

Dans le cadre de la tenue de dossiers, des mesures raisonnables doivent être prises pour préserver la confidentialité et l’intégrité de ses dossiers, et ce, en tout temps.

Pour ce faire, on doit restreindre l’accès aux dossiers et aux documents qu’ils contiennent. Cela permet d’en préserver la confidentialité et de s'assurer que personne, autre que les personnes autorisées, ne les supprime ou ne les modifie.

Conservation des dossiers

Chaque dossier doit être conservé pendant au moins 10 ans à compter de sa fermeture, c’est-à-dire à partir du moment où l’ingénieur.e cesse de rendre des services professionnels au client concerné par le dossier ou que le projet d’ingénierie est complété.

Durant cette période, des mesures raisonnables doivent être prises pour s’assurer de la pérennité du système ou de la procédure d’archivage donnant accès aux documents et aux renseignements contenus au dossier. On peut, par exemple, veiller à effectuer les mises à jour logicielles nécessaires ou, si les systèmes ne sont plus pris en charge, convertir les documents dans un format adéquat pour en permettre la lisibilité, tel que PDF/A, ou transférer vers un nouveau système ou procédé d’archivage.

Après cette période de 10 ans, le dossier peut être détruit pourvu que les mesures nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements et des documents qu’il contient soient prises.

Archivage et numérisation des documents papier

Il est possible pour l'ingénieur.e d'archiver un document papier sur un support numérique tout en lui conservant sa pleine valeur juridique. Suite au processus de transfert qui devrait, si possible, être documenté, le nouveau document peut être considéré comme l'équivalent fonctionnel de l'original papier sans qu'il soit nécessaire de conserver ce dernier, sous réserve des conditions suivantes :

• l'information contenue dans le document résultant du transfert n'a pas été altérée et a été maintenue dans son intégralité
• le support numérique procure au document transféré la stabilité et la pérennité nécessaires (un minimum de 10 ans)

En archivant ses dossiers, l'ingénieur.e doit également s'assurer que :

• la confidentialité de ses dossiers est préservée en restreignant l'accès
• le système utilisé pour la conservation a une durée de vie utile équivalente ou supérieure à la période de conservation prescrite (un minimum de 10 ans)
• les logiciels utilisés sont mis à jour régulièrement
• les documents doivent pouvoir être communiqués sur demande
• une copie de sauvegarde est conservée dans un lieu distinct et sécuritaire
• dans le cas où l'archivage est confié à un intermédiaire, l'étendue de sa responsabilité est bien comprise