PLAN QUALITÉ DE PROJET

Le Plan qualité de projet (PQP) est une pièce maîtresse dans la gestion de projet. Ce document définit le cadre général d’un projet ainsi que les pratiques de gestion et de qualité à appliquer. Il est comporte sept sections :

• la page de garde
• l’objet du PQP
• les données générales
• l’organisation du projet
• le Plan de développement
• le Plan de gestion
• l’assurance qualité

Page de garde

Objet du Plan de qualité de projet

Cadre

La structure et le contenu du PQP ont été élaborés pour le projet <nom_projet> associant <le client> et <le fournisseur>. Il s’appuie sur le contrat du projet <nom_projet>.

Objectif

Le PQP a pour objectif la définition et le suivi des dispositions à prendre pour le projet <nom_projet> afin d’en assurer la qualité et d’atteindre les résultats attendus.

À cet effet, le PQP fixe les droits et les responsabilités de chaque partie prenante en vue d’assurer l’atteinte de cet objectif. Ainsi sont déterminés d’un commun accord :

• l’organisation globale du projet quant aux structures à mettre en place
• le Plan de développement détaillé
• le Plan de gestion du projet
• la répartition des responsabilités entre les organismes dans la structure, le Plan de développement et le Plan de gestion du projet
• les limites du projet

Utilisation

Outil de suivi et de gestion, le PQP est employé tout au long du projet. Il est destiné à être constamment modifié en fonction des circonstances et les nouvelles données y sont intégrées selon une procédure d’actions correctrices définies dans ce document.

Au terme du projet, le PQP modifié et annoté constituera l’un des documents de résultats du projet.

Données générales sur le projet

Contexte du projet

Le contexte du projet comprend, au minimum, les éléments suivants :

• une description des activités de l’entreprise cliente
• une série d’indicateurs statistiques (ex. : nombre d’employés dans chaque secteur d’activité)
• une brève description du système d’information (SI) existant et de ses faiblesses ayant donné naissance au projet

Rappel des principaux objectifs

<Lister synthétiquement les objectifs du projet tels qu’ils sont définis dans l’offre de projet ou dans le contrat (de six à huit objectifs au maximum).>

Objectifs du projet

<Lister synthétiquement les objectifs à atteindre.>

Livrables du projet

<Lister synthétiquement les livrables qui doivent être produits au cours du projet.>

Objectifs du produit

<Lister synthétiquement les objectifs à atteindre par le produit du projet (ex. : la solution logicielle).>

Limites du projet

<Distinguer explicitement ce qui fait partie du projet de ce qui en est exclu.>

Moyens de réalisation du projet

<Rappel des financements, des délais et de l’éventuel outillage propre au projet (ex. : logiciel pour groupe de travail, outils de suivi des anomalies, outils et moyens de communication).>

Organismes et entreprises parties prenantes au projet

<Définition des parties prenantes.>

Hypothèses de travail

<Indiquer si des points sont encore en suspens, les hypothèses liées au projet. (Ex. : « nous supposons que le maître d’ouvrage aura défini le profil des divers personnels à former au moment de la phase de transfert » ou encore « le matériel sera mis à disposition dans les délais »…).> Cette partie est facultative.

Organisation du projet

Structure du projet

En vue de réaliser le projet, diverses structures sont créées. Pour chacune d’elles, sont fixés la mission, la composition et les rôles prépondérants. La mise en place de ces structures est achevée durant la phase de lancement du projet.

Comité de pilotage

Mission et responsabilités

La mission et les responsabilités du comité de pilotage portent sur les éléments suivants :

• la validation des orientations du projet
• la responsabilité de l’engagement et du suivi financier
• la vérification globale de la qualité du projet, la validation des résultats et la réception du projet
• la liaison entre les organismes
• la réalisation, au besoin, des arbitrages nécessaires en cours de projet

Composition et rôles

Comité équipe du projet

Mission et responsabilités

La mission et les responsabilités du comité équipe du projet portent sur les éléments suivants :

• le suivi du bon déroulement des travaux, du respect des livraisons et de leur validation
• la vérification de l’utilisation des ressources allouées
• le suivi des éléments réalisés en fonction de la planification et l’analyse des écarts
• la présentation des problèmes (techniques, organisationnels ou de planification), variations dans l’échéancier et la résolution des problèmes ponctuels
• la coordination de l’équipe du projet pour des actions interdépendantes
• la planification détaillée de la prochaine étape (détermination des tâches, définition précise, ordonnancement)
• le recensement des informations nécessitant une décision concernant le pilotage du projet

Composition et rôles

Comité utilisateur

Mission et responsabilités

La mission et les responsabilités du comité utilisateur portent sur les éléments suivants :

• la désignation d’un coordonnateur du groupe utilisateur
• la formulation des besoins des utilisateurs
• la préparation et l’arbitrage des choix
• la validation des livrables
• l’organisation de la mise en œuvre : processus, migration, déploiement
• la participation aux démonstrations organisées par l’équipe du projet
• la préparation et la mise en œuvre de nouvelles procédures fonctionnelles et organisationnelles (gestion du changement)
• la formalisation et l’annonce des résultats de tests d’acceptation
• la décision sur les points à soumettre au comité de pilotage

Composition et rôles

Liste des acteurs du projet

Organismes participants

<Liste exhaustive des organismes/entités/structures appelés à collaborer au projet.>

Participants au projet

<Liste des participants au projet :

• nom
• organisme et service d’appartenance
• fonction
• coordonnées
• rôle dans le cadre du projet
• responsabilité dans le cadre du projet>

Communications au sein du projet

Documentation

<Liste des documents attendus relativement au projet (ex. : PQP, comptes rendus, tableaux de bord).>

Signalement des anomalies

<Procédures de traitement des anomalies recensées par le client. Si nécessaire, distinguer la procédure en phase de planification, de garantie et de maintenance.>

Demandes de changement

<Procédure de traitement d’une demande de changement si elle diffère de la procédure de traitement d’une anomalie.>

Procédures de validation des documents de projet

<Préciser les délais et les niveaux d’approbation nécessaires pour la validation des documents. Si nécessaire, distinguer les phases du cycle de vie d’un livrable : relecture, émission de remarques, correction, validation.>

Une procédure type de validation permettant de limiter les retards de validation (latence) est proposée ci-après.

Afin de limiter les retards liés aux délais de validation des documents de projet, toute livraison ou mise à jour de document de projet s’effectuera de la manière suivante :

• la livraison sera indiquée par le rédacteur au(x) destinataire(s) à la date t
• à partir de la date de livraison, le destinataire dispose de deux jours ouvrables pour transmettre ses remarques (ou son absence de remarques) au rédacteur
• à partir de la réception des remarques, le rédacteur dispose d’un jour ouvrable pour intégrer les remarques ou les contester, puis livrer la version corrigée
• à partir de la livraison de la version corrigée, le rédacteur dispose d’une demi-journée ouvrable pour valider les corrections

La validation du document est discutée en comité de pilotage, dans les cas suivants :

• dépassement de délai par le rédacteur
• refus des remarques
• refus des corrections

La validation prend effet dans les cas suivants :

• accord du client
• dépassement des délais par le destinataire

Plan de développement

Cycle de vie du projet

Articulation du Plan de développement

Le Plan de développement du projet se découpe en <N> phases définies comme suit :

• <Phase 1 : …
• Phase N : …>

Facteurs de succès et de risques liés au projet

<Éléments pouvant influencer le projet (positivement et négativement). Par exemple :

• La description des facteurs de succès
  • engagement des futurs utilisateurs
  • soutien des dirigeants
  • expérience du chef de projet
  • objectifs et descriptions claires
  • échéances courtes
  • attentes réalistes
• Le repérage des risques graves pour le projet
  • manque d’informations de l’utilisateur
  • manque d’exigences du maître d’ouvrage
  • manque de ressources du maître d’œuvre
  • manque de soutien des dirigeants
  • expérience insuffisante du maître d’œuvre dans le domaine d’activité du client
  • dépendances externes du maître d’œuvre (trop de sous-traitance)
  • rotation des équipes
  • estimation erronée des charges
  • suivi de projet inadapté
  • modifications non vérifiées
• La précision des actions préventives intégrées au Plan de développement
  • mise en place du comité utilisateur
  • mise en place du comité équipe de projet
  • mise en place du comité de pilotage
  • mise en œuvre d’un PQP
  • vérification des échéances et mesure d’avancement régulières

Indicateurs

<Indicateurs de succès, de suivi du projet, de suivi des risques. Par exemple :

• Les indicateurs de succès
  • nombre d’anomalies repérées
  • nombre d’anomalies résolues à vérifier
  • pourcentage d’anomalies non soldées
  • pourcentage d’anomalies résolues à tester
  • pourcentage des lieux équipés
  • nombre de demandes supplémentaires
• Les indicateurs de suivi du projet
  • pourcentage de fonctions analysées
  • pourcentage de fonctions développées
  • pourcentage de fonctions planifiées
• Pour chaque fonction :
  • pourcentage de réalisation initiale prévue
  • pourcentage d’estimation d’avancement réel
  • nombre de questions d’utilisateurs restées sans réponse
• Les indicateurs de suivi des risques pour chaque fonction :
  • pourcentage de tests non réalisables
  • pourcentage de tests réalisables mais non conformes
  • pourcentage de tests conformes>

Description des phases du projet

<À remplir pour chaque phase>

Récapitulatif des livrables du projet

Plan de gestion

Méthodes et les outils de conduite de projet

<Les méthodes et les outils mis en œuvre dans le projet visant la gestion du temps. Exemples : feuilles d’activités, tableaux de bord>

Planification générale

Diagramme de Gantt

<Issu de la planification détaillée>

Calendrier des réunions des structures du projet

Calendrier des remises de résultats

Calendrier d’avancement des travaux

<Historique de l’évolution des tâches planifiées, leur état, les temps prévu et réel, ainsi que la référence à un rapport d’avancement.>

Assurance qualité

Méthodes et outils

<Si nécessaire, indiquer les méthodes et les outils de gestion et de mesure de la qualité utilisés pour le projet.>

Procédures de vérification et d'actions correctives

Réunions des structures de projet

L’outil principal de gestion de projet est le présent document intitulé Plan qualité de projet (PQP). La vérification globale du projet relève de chaque structure. Elle est organisée au cours de chacune de ses réunions périodiques. (<référence au calendrier de réunions des structures de projet>). Chaque réunion de structure fait l’objet d’un ordre du jour (qui peut être implicite) et d’un compte rendu.

Processus de vérification et d’avancement

Pour vérifier l’état d’avancement du projet, lors de ses réunions périodiques, chaque structure du projet, à son niveau, entend le rapport d’avancement du responsable concerné. La structure se réfère au diagramme de Gantt et au calendrier d’avancement du projet, aux divers niveaux.

L’approbation des comptes rendus

Pour toute réunion, un compte rendu succinct est rédigé puis approuvé par chaque partie. À défaut de validation écrite du compte rendu par les parties, le document est considéré comme étant définitivement approuvé après un délai d’une semaine à compter de la remise du document aux parties (validation tacite).

La réception des résultats

Les éléments livrables constituent les résultats factuels du projet. À ce titre, ils sont soumis à la procédure de validation décrite précédemment. La vérification du respect des délais de remise est du ressort de la structure habilitée à valider le document de résultats (référence au calendrier de remise des livrables définis dans le PQP). Leur acceptation est entérinée par la signature d’un bon de livraison.

Les droits de modification du Plan qualité de projet

Toute structure peut, lors de l’une de ses réunions et dans la limite de ses responsabilités, modifier le PQP. Cette modification est alors consignée dans le compte rendu de la réunion et insérée dans le PQP dès l’approbation du compte rendu.

Les responsabilités des organismes participants au projet

Toute question relative à la responsabilité quant aux résultats devra être réglée au sein des structures mises en place pour le projet. Les organismes s’engagent conjointement et explicitement sur les moyens et la démarche qui sont mis en œuvre pour assurer la qualité du projet. L’ensemble de ces dispositions est notifié dans le présent document (Plan qualité de projet).