Publié en mai 2011
Tenue de dossiers
Dans cette section, vous verrez :
La première partie, Gestion documentaire, couvre la définition des différents types de documents et la façon de les classer.
La deuxième partie, Structure des dossiers, présente les différentes structures de dossier pour les fonctions les plus fréquemment occupées par les ingénieurs.
La partie Intégrité et conservation des documents d’ingénierie se penche sur l’intégrité et la conservation des différents types de documents, notamment ceux qui sont sur support électronique ou transmis par voie électronique.
La tenue de dossiers s’applique à tout dossier relatif au travail de l’ingénieur. Les éléments conservés et organisés au dossier doivent permettre :
-
de visualiser et de repérer les travaux accomplis;
-
de comprendre la démarche suivie pour la préparation et la vérification des documents d'ingénierie, notamment les calculs, plans ou devis.
Les éléments d’un dossier ne se limitent pas aux documents sur support papier; ils incluent également les documents sur support électronique.
La tenue de dossiers est encadrée principalement par :
-
le Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs;
-
quelques éléments du Code de déontologie des ingénieurs, notamment les articles 3.04.01 et 3.04.02 qui concernent l’apposition du sceau et de la signature (pour en savoir plus à ce sujet, consulter la section Documents d’ingénierie).
L’article 2.01 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs exige que tout ingénieur tienne à jour un registre des mandats. Ce registre contiendra les renseignements suivants :
-
la date de l’entente;
-
les nom et prénoms du client, son adresse et son numéro de téléphone;
-
une description sommaire du mandat;
-
le titre du mandat;
-
l’inscription du temps utilisé par l’ingénieur et ses employés à la réalisation d’un projet.
De plus, pour chaque mandat, l’ingénieur tient à jour :
-
un dossier général (offre de services, correspondance, suivi de projet, feuille de temps, etc.);
-
un dossier technique (données, références, notes de calculs, notes de conception, etc.).
Dans le cas où il est employé par une société (incluant un bureau de génie-conseil) ou une entreprise, et qu'il ne peut avoir accès au dossier tenu par cette société ou entreprise, l'ingénieur doit, selon l’article 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs, tenir à jour un classeur dans lequel se trouvent :
-
la référence au mandat et une description du projet sur lequel l’ingénieur travaille ainsi que de la nature de ce travail;
-
un dossier technique (données, références, notes de calculs, notes de conception, etc.);
-
une copie des études, rapports ou autres livrables.
Lorsque le projet est terminé, l’ingénieur doit en classer les dossiers et les conserver en bonne condition, de façon à respecter la confidentialité pour une période minimale de 10 ans à partir du dernier service fourni, en vertu des articles 2.03 et 2.04 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs.
Lien utile
Formation virtuelle de l'Ordre : « Bonne tenue des dossiers : de l’ouverture à la cessation ».