Le mandat de surveillance, le plan de surveillance, les rapports de surveillance et les attestations de conformité sont les principaux documents relatifs à la surveillance des travaux. Les éléments que chacun de ces documents devrait contenir sont décrits dans cette page.
En surveillance de travaux, comme pour tout projet, il est primordial de bien délimiter son mandat, d’en établir les modalités et les risques, d’évaluer les ressources nécessaires pour son exécution, de convenir du tout avec son client puis de le poser par écrit.
De plus, la surveillance de travaux peut grandement différer d’un contexte à un autre ou d’un domaine à un autre. C’est pourquoi le mandat de surveillance doit clairement préciser le niveau de service requis par l’ingénieur.e responsable de la surveillance.
Pour connaître les éléments à prendre en compte afin d’élaborer un mandat de surveillance des travaux, voir la section Valider ou élaborer le mandat de surveillance.
Contenu du mandat de surveillance
Le mandat de surveillance des travaux inclus au contrat de service doit décrire clairement et avec précision la portée et les objectifs de la surveillance, et d’autant plus si la surveillance est partielle, c’est-à-dire lorsque l’ingénieur.e ne se présente que ponctuellement sur le site (et non pas sur toute la durée des travaux, comme cela se déroule lors d’une surveillance en résidence).
Le mandat devrait minimalement comprendre les éléments suivants :
la description des ouvrages faisant l’objet de la surveillance (et les parties de l’ouvrage exclues de la surveillance, le cas échéant)
une évaluation préliminaire de la criticité des travaux influençant la fréquence des visites et la présence de l’équipe de surveillance sur le site (partielle ou en résidence)
les activités de surveillance prévues (un plan de surveillance préliminaire définissant les paramètres qui seront utilisés pour produire le plan de surveillance final peut être inclus au mandat)
le calendrier des activités de surveillance incluant le nombre et la fréquence des visites sur le site
la liste des documents à remettre à l’ingénieur.e pour la préparation du plan de surveillance
les méthodes utilisées, y compris les essais de laboratoire
la liste des expert.e.s et des autres services externes auxquels il sera nécessaire de recourir
les documents qui seront remis au client (livrables)
la composition de l’équipe de surveillance
les rôles et les responsabilités des intervenants
le protocole de communication
les coûts prévus pour la réalisation du mandat (incluant les coûts en lien avec le transfert des connaissances, le traitement des avis de non-conformité, la gestion des changements, la préparation des plans finaux, etc.)
Dans le cas d’un projet de moindre envergure et peu complexe, le mandat peut être suffisant pour servir de plan de surveillance. Il doit alors contenir les informations habituelles du plan de surveillance, comme cela est décrit plus bas, à la section Plan de surveillance des travaux.
Surveillance ou administration de contrats?
La distinction entre la surveillance et l’administration de contrats peut parfois être difficile à cerner ou à établir, car ces deux activités sont intimement liées.
LES RESPONSABILITÉS ET LES OBLIGATIONS DES INGÉNIEUR.E.S AFFECTÉ.E.S À LA SURVEILLANCE DES TRAVAUX DOIVENT ÊTRE CLAIREMENT ÉTABLIES DANS LE MANDAT DE SURVEILLANCE.
Ainsi, la surveillance comporte à la fois un volet administratif, par exemple la validation des décomptes progressifs et des autorisations des paiements, et un volet technique, lié à la nature des activités de surveillance et d’inspection. C’est l’une des raisons pour lesquelles les responsabilités et les obligations des ingénieur.e.s affecté.e.s à la surveillance des travaux doivent être clairement établies.
Bien que l’administration des contrats ne soit pas une activité de surveillance, il peut arriver, si son mandat le prévoit, que l’ingénieur.e responsable de la surveillance des travaux en soit aussi responsable. L’ingénieur.e peut aussi être responsable, par exemple, de contribuer à la planification des travaux, au contrôle des coûts, ou de la gestion et de l’administration du projet.
Plan de surveillance
Le plan de surveillance est un document essentiel pour mener à bien la surveillance des travaux. Préparé par l’ingénieur.e responsable de la surveillance des travaux, il permet de planifier et d’organiser la surveillance en tenant compte des exigences mentionnées aux plans et devis, des ressources nécessaires à la réalisation de la surveillance, du calendrier prévu pour les travaux et des autres exigences du projet.
L’ingénieur.e y décrit notamment les activités qui lui permettront de surveiller les travaux conformément aux exigences contractuelles, mais également de consigner les données de contrôle et de vérification.
De façon générale, le plan de surveillance des travaux décrit :
les activités de construction et les intrants utilisés par l’entrepreneur (équipements, matériaux, systèmes) faisant l’objet de la surveillance
les activités de surveillance et leur chronologie
les méthodes et les procédures qui seront utilisées pour effectuer ces activités de surveillance
les procédures utilisées pour assurer la gestion des non-conformités et des changements ainsi que la gestion des risques
les responsabilités des différents intervenants et la façon dont ils interagissent et communiquent entre eux
les documents à recevoir et ceux qui seront préparés par l’ingénieur.e responsable de la surveillance
Le mandat de surveillance peut constituer la base du plan de surveillance, car il contient de nombreux éléments à inclure dans le plan de surveillance : objectifs et description des activités de surveillance, documents de conception, calendrier des activités, plan préliminaire d’inspection et d’essais, liste des intervenants, etc.
D’ailleurs, dans le cas d’un projet de moindre envergure, un mandat suffisamment détaillé peut tenir lieu de plan de surveillance.
Contenu du plan de surveillance
Parole aux ingénieurs : les éléments du plan de surveillance
Le plan de surveillance est un outil indispensable pour une surveillance des travaux rigoureuse et efficace. Apprenez quels sont les informations qui doivent y être consignées.
Le plan de surveillance contient les éléments présentés dans le tableau suivant.
Description du projet et informations générales
Il s’agit ici de mettre en contexte le processus de surveillance des travaux par rapport à l’ensemble du projet de construction, de fabrication ou d’installation.
Cela comprend les informations générales relatives au projet et à la surveillance des travaux, c’est-à-dire la description des travaux, la portée de la surveillance, les objectifs à atteindre et les enjeux de la surveillance tels que définis dans le mandat de surveillance.
Ceci inclut également :
le rôle et les responsabilités de l’ingénieur.e responsable de la surveillance relativement à la santé, à la sécurité et à l’environnement et notamment la façon dont l’ingénieur.e ou les membres de l’équipe de surveillance doivent agir lorsqu’ils ou elles constatent que des travaux dangereux sont en cours
le registre des documents indiquant les documents qui devront être fournis par l’entrepreneur et ses fournisseurs à des fins d’information ou de vérification de conformité
Plan de gestion de la qualité
Le plan de gestion de la qualité permet de s’assurer que les travaux sont conformes aux plans, devis, codes et normes applicables ainsi qu’aux exigences du projet.
Il clarifie les exigences et les responsabilités des différents intervenants vis-à-vis de la gestion du contrôle de la qualité.
Il précise les méthodes et les processus pour garantir la qualité des activités de surveillance, notamment les processus concernant :
le contrôle de la qualité des travaux (voir plan d’inspection et d’essai)
la gestion des déficiences et des non-conformités
l’amélioration continue
le traitement des déviations
les questions techniques
la réception et l’approbation des documents soumis par l’entrepreneur
Pland’inspection et d’essai (PIE)
Parfois appelé plan des activités de surveillance, le plan d’inspection et d’essai (PIE) constitue le plan de contrôle de la qualité des travaux.
Il permet d’effectuer un suivi des exigences contractuelles et des caractéristiques des travaux ou des produits et d’assurer la traçabilité des données de contrôle. Pour ce faire, l’ingénieur.e établit la liste des actions qui permettront d’inspecter les travaux, les matériaux ou les équipements et d’exercer un contrôle à chaque étape de réalisation pour satisfaire aux obligations contractuelles (normes, plans, spécifications mentionnées au devis, etc.).
Souvent présenté sous forme de tableau, le PIE peut, par exemple, indiquer pour chaque activité de surveillance :
les mesures ou les essais à effectuer
les listes de pointage
la personne responsable de l’activité
le type de point de contrôle (indication si la présence d’un.e ingénieur.e est obligatoire ou non)
le point d’échantillonnage
la fréquence de contrôle
les exigences, les critères d’acceptation et les références normatives (ex. : codes, normes, plans et devis)
la méthode ou l’équipement à utiliser (ex. : visuel, mesurage, arpentage, équipement spécialisé)
la manière de documenter les données (ex. : formulaire, rapport journalier ou hebdomadaire)
la date (ou la période) de réalisation de l’activité
les directives si des problèmes surgissent
Les activités de surveillance sont généralement regroupées en fonction des types de travaux (ex. : terrassement, fondation, structure, travaux électriques, éléments de sécurité, etc.).
Les types de contrôle peuvent varier selon la nature des travaux à surveiller et peuvent par exemple porter sur :
les documents d'ingénierie (ex. : des dessins d’atelier préparés pour construction et signés par un.e ingénieur.e)
les permis et les autorisations
les exigences environnementales
les certificats de conformité des matériaux
la réception et l’entreposage des matériaux, etc.
les méthodes de construction ou de mise en œuvre, si requises
les documents d’arpentage, de localisation, etc.
les rapports de laboratoire
les produits et matériaux de construction
les travaux eux-mêmes
Exemple de plan d’inspection et d’essai
Plan de gestion des changements
Le plan de surveillance devrait mentionner le processus à suivre lorsque des modifications aux plans et devis sont apportées au cours de la réalisation de l’ouvrage, et ce, quelle que soit la cause de ces modifications.
Le plan de gestion des changements doit, entre autres, mentionner les personnes à impliquer dans le processus, les approbations à recevoir, les documents à compléter (ex. : demande d’équivalence, avenant), etc.
Plan de gestion des risques
Le plan de gestion des risques contient l’analyse des risques identifiés par l’équipe responsable de la conception et les mesures de suivi établies qui ont été transmises à l’ingénieur.e responsable de la surveillance.
L’ingénieur.e responsable de la surveillance peut soulever de nouveaux risques liés directement à la construction et proposer des mesures de gestion des risques appropriées. Les risques peuvent être liés :
à la surveillance (ex. : disponibilité de l’équipe, gestion des modifications, efficacité de communication)
à la construction (ex. : approvisionnement, continuité des opérations, activités municipales pendant la période des travaux, risque pour la sécurité des travailleurs, impacts sur l’environnement)
à la conception (ex. : nouvelle technique utilisée)
Plan de communication
Le plan de communication comprend :
la liste des intervenants, la désignation de leur rôle et leurs coordonnées
l’organigramme de l’équipe de surveillance indiquant les liens et les types d’interactions entre les différents intervenants : l’équipe de gestion de projet, les professionnel.le.s (en ingénierie, en architecture, en arpentage, etc.), les laboratoires, fournisseurs de services, etc.
une brève description du rôle et des responsabilités de chacun des membres de l’équipe de surveillance
les protocoles de communication (écrite et verbale), c’est-à-dire qui communique quoi à qui, à quel moment, de quelle manière, en utilisant quel formulaire ou quel gabarit pour transmettre l’information, etc.
Annexes (politiques, procédures, etc.)
Les politiques et les procédures de projets du donneur d’ouvrage, qui ont un lien avec la surveillance des travaux, devraient être annexées au plan de surveillance à titre de référence. Cela comprend les politiques en gestion de la qualité, en gestion des changements, en gestion des risques ou en gestion des non-conformités.
Cela peut également inclure des procédures de vérification et d’essai et des listes de pointage des équipements, systèmes et infrastructures, le manuel d’assurance de la qualité de son entreprise ou encore les modèles de rapport de surveillance et des différents formulaires à utiliser au cours de la réalisation des travaux.
Rapport de surveillance
Le rapport de surveillance, aussi appelé rapport de visite de chantier, rapport journalier ou journal de chantier, est un relevé des événements liés aux activités du chantier et de l’ingénieur.e responsable de la surveillance.
Il permet de consigner les informations relatives aux événements importants, les décisions prises et les observations faites lors de la visite de chantier. Ce rapport permet de garder une trace des activités et constitue une référence importante pour des discussions ultérieures ou dans le cadre de réclamations.
Le rapport de surveillance décrit le plus exactement possible les travaux exécutés et vérifiés, l’endroit visité sur le chantier, les approbations et les directives données ainsi que les quantités approximatives de chaque élément (matériaux, matériel et main-d’œuvre). Il contient aussi les déficiences et les non-conformités observées.
Le format ou le modèle utilisé et les modalités de son contenu peuvent être précisés dans le plan de surveillance.
Contenu du rapport de surveillance
Les principaux renseignements figurant dans un rapport de surveillance sont :
le nom du projet
la date et les conditions climatiques (température, vent, etc.)
les intervenants sur le chantier
les personnes rencontrées et le résumé des discussions
les activités surveillées
les directives et avis donnés
les modifications autorisées ou à venir
les décisions prises
les observations générales et particulières
les travaux exécutés et vérifiés
les travaux non conformes, les problèmes et les conditions anormales
décrire les déficiences et les non-conformités constatées
inclure les rapports de laboratoire, d’arpentage et d’essai de l’entrepreneur ainsi que tout autre document utilisé pour valider les travaux lors des visites, particulièrement pour les points d’arrêt et de témoignage
fournir le statut des déficiences, des non-conformités, des demandes d’actions correctives et préventives ainsi que des demandes d’équivalence qui ne sont pas entièrement traitées
inclure des photographies des équipements, systèmes ou infrastructures faisant l’objet de la visite ou du rapport de surveillance
inclure des croquis pour faciliter la compréhension des éléments qui y sont mentionnés
Un rapport de visite de chantier qui contient des éléments d’ingénierie est un document d’ingénierie et doit par conséquent être signé par l’ingénieur.e qui l’a préparé. Même dans le cas où il n’est pas un document d’ingénierie, sa signature par l’ingénieur.e surveillant.e constitue une bonne pratique.
Photographies
Il est important de documenter l’évolution du chantier en prenant, par exemple, des photos de façon régulière du début à la fin des travaux et, autant que possible, aux mêmes emplacements.
Les cas particuliers (p. ex. les modifications, les conditions différentes de celles montrées sur les plans, les dommages aux matériaux, les accidents) devraient être photographiés de manière à montrer clairement leurs particularités.
Dans tous les cas, les photos doivent être enregistrées de manière à indiquer le nom de la personne qui les a prises ainsi que la date, l’heure et l’endroit où elles ont été prises et toute autre information pertinente.
Attestation de conformité
L’attestation de conformité est un avis préparé par l’ingénieur.e certifiant que les travaux réalisés sont conformes aux plans et devis. Selon le projet ou les demandes du client, plusieurs attestations de conformité peuvent être délivrées au cours des travaux et à la fin de ceux-ci.
Pour être en mesure de préparer une attestation de conformité, l’ingénieur.e doit avoir une connaissance suffisante des travaux réalisés, comme le prescrit le Code de déontologie des ingénieurs. L’ingénieur.e responsable de la surveillance doit donc s’assurer qu’il ou elle a bel et bien inspecté les travaux en question au cours de sa surveillance pour pouvoir attester qu’ils sont conformes aux plans et devis.
Par exemple, si lors d’une visite de chantier, un.e ingénieur.e constate la pose d’une membrane géotextile sur une partie des fondations, mais pas sur l’ensemble des fondations, il ou elle pourra seulement attester que la partie inspectée est conforme, et non l’ensemble des fondations. De même, un.e ingénieur.e qui n'a fait que quelques visites de chantier ne doit pas préparer une attestation qui porterait sur l’ensemble des travaux.
Les non-conformités constatées au cours de la surveillance doivent être indiquées et documentées. Celles-ci doivent être analysées notamment pour juger de leurs conséquences sur la qualité, la durabilité et la performance de l’ouvrage et sur la sécurité du public et des travailleurs. L’attestation de conformité devrait minimalement contenir les informations suivantes :
le nom du client, le nom du projet et la date de préparation de l’attestation
la liste des documents d’ingénierie qui ont servi à l’exécution des travaux (les plans et devis faisant l’objet du rapport, les directives de chantier, etc.)
la liste des travaux exécutés
la portée de la surveillance qui a été effectuée (c’est-à-dire la liste des activités et des travaux surveillés)
la portée de l’attestation
le statut des déficiences et des non-conformités relevées pendant les travaux
les observations et les constats quant à la conformité des travaux
L’attestation de conformité peut également inclure :
les noms et les fonctions des intervenants sur le chantier
les personnes rencontrées et le résumé des discussions
Une attestation de conformité est un document d’ingénierie et doit par conséquent être signée par l’ingénieur.e qui l’a préparée.
Lorsqu’elle se rapporte aux ouvrages visés à l’article 3 de la Loi sur les ingénieurs, la préparation de l’attestation de conformité est réservée aux ingénieur.e.s.
Avertissement : Le Guide de pratique professionnelle constitue un outil de référence et d’accompagnement des ingénieurs au Québec. Il est une source d’information générale et ne constitue aucunement une opinion, un avis ou conseil juridique. Son contenu ne doit pas être interprété pour tenter de répondre à une situation juridique particulière.
