EFFECTUER LA SURVEILLANCE DES TRAVAUX

Le début de la phase de réalisation des travaux est une étape importante. C’est à cette étape que s’établissent les relations entre l’entrepreneur et l’ingénieur.e responsable de la surveillance et son équipe (le cas échéant).

Tout au long de la réalisation des travaux, l’ingénieur.e responsable de la surveillance est amené.e à prendre de nombreuses décisions qui peuvent parfois, selon les situations, se révéler difficiles. Il ou elle doit donc s’outiller pour prendre ces décisions rapidement et judicieusement. Les principales activités de surveillance sont représentées dans le schéma suivant:

Effectuer la gestion de la qualité

La surveillance de la qualité des travaux est réalisée en appliquant le plan de gestion de la qualité inclus dans le plan de surveillance.

L’ingénieur.e responsable de la surveillance des travaux veille à ce que toutes les activités du plan de gestion de la qualité soient réalisées. Il ou elle coordonne avec les autres intervenants le déroulement de ses propres activités ainsi que celles réalisées, par exemple, par un laboratoire (ex.: essais sur le béton), par une firme spécialisée (ex.: inspection de soudures), par d’autres professionnel.le.s (ex.: arpentage) ou par l’entrepreneur (ex.: attestation de conformité de matériaux, test d’équipements, etc.). De plus, l’ingénieur.e responsable de la surveillance suit le processus de réception et d’approbation des documents selon le calendrier de soumission des documents prévu au contrat. Un retard dans la soumission de documents par l’entrepreneur ou dans l’approbation des documents peut avoir un impact sur la qualité des travaux, le calendrier de réalisation et les coûts du projet.

L’ingénieur.e responsable de la surveillance se tient au courant des interventions des membres de son équipe auprès de l’entrepreneur.

Les rencontres hebdomadaires et régulières avec l’équipe de surveillance sont d’excellentes occasions de faire état de la progression des travaux, de discuter des problèmes rencontrés (résolus ou non) par les membres de l’équipe, de repérer les problèmes potentiels, etc.

Faire les inspections, les essais et les examens de conformité

La surveillance des travaux est réalisée selon les modalités et la fréquence indiquées au plan d'inspection et d'essai(PIE). 

Les inspections, les essais et les examens doivent être réalisés selon les procédures indiquées et les résultats doivent être mesurables et conformes aux critères d’acceptation, aux spécifications, aux normes et aux codes applicables.

Documenter les résultats

L’ingénieur.e responsable de la surveillance des travaux met à jour le plan de surveillance et consigne les résultats des inspections, des essais et des examens dans un rapport de surveillance. 

Le rapport de surveillance précise ce qui a été inspecté, les résultats obtenus ainsi que les méthodes et les appareils de mesure utilisés. Le rapport indique également ce qui n’a pu être inspecté. Il décrit les non-conformités, les déficiences, les travaux non complétés ainsi que l’avancement général des travaux.

Le rapport de surveillance peut être transmis aux personnes concernées, notamment au donneur d’ouvrage.

Traiter les non-conformités

Si des écarts par rapport aux exigences sont relevés, l’ingénieur.e responsable de la surveillance prépare, selon les procédures établies au plan de gestion de la qualité, un avis de non-conformité et le fait parvenir à l’entrepreneur.
Dans son avis de non-conformité, l’ingénieur.e responsable de la surveillance décrit la non-conformité, mais ne devrait pas indiquer à l’entrepreneur la manière de résoudre la situation. En effet, c’est à l’entrepreneur de proposer le traitement à effectuer pour que l’ouvrage respecte les exigences techniques contractuelles.

L’entrepreneur peut alors rendre l’ouvrage conforme:

• en remplaçant ce qui est non conforme par ce qui est spécifié aux plans et devis
• en réparant ou en modifiant ce qui est non conforme. Dans ce cas, la correction proposée doit être revue et acceptée par l’ingénieur.e responsable de la surveillance et, au besoin, par l’ingénieur.e responsable de la conception

Si l’entrepreneur propose une substitution, ce dernier doit faire une demande d’équivalence dans laquelle il indique l’impact sur l’échéancier, les coûts et l’écart de qualité (ou fonctionnalité) entre ce qui est demandé et ce qui est proposé. Habituellement, cette demande se fait selon les procédures de gestion des changements du projet. Dans ce cas, l’ingénieur.e responsable de la surveillance évalue l’aspect technique du changement proposé.

Gérer les changements

Des changements à l’ouvrage peuvent être apportés en cours de projet. Il peut s’agir d’ajouts, de modifications ou de retraits de travaux initialement prévus au projet et qui viennent en modifier la portée.

Le schéma suivant représente les principales étapes de la gestion des changements.

Un changement se matérialise sous la forme d’un avenant, c’est-à-dire d’une modification apportée, après négociation, aux modalités d’exécution d’un contrat.

« Avenant », « avis de changement », « directive de changement », « ordre de modifications » sont toutes des expressions synonymes. Les raisons qui conduisent à un changement sont habituellement les suivantes:

• un changement demandé par le donneur d’ouvrage
• un imprévu de chantier
• une non-conformité
• une divergence ou une erreur dans les plans ou dans les devis

Lorsqu’un changement est envisagé dû à un imprévu au chantier, l’ingénieur.e responsable de la surveillance analyse l’aspect technique qui s’y rattache et identifie les différentes solutions possibles ainsi que les impacts sur le projet.

Selon la nature et la complexité du changement, l’ingénieur.e responsable de la conception prend part à la recherche de solutions. Les solutions envisagées sont transmises au donneur d’ouvrage qui autorise ou non le changement et indique quelle solution mettre en œuvre. Ensuite, l’ingénieur.e (généralement l’ingénieur.e responsable de la conception) modifie les plans et devis.

Dans tous les cas, l’ingénieur.e responsable de la surveillance doit s’assurer qu’un avenant a été produit et approuvé par le donneur d’ouvrage avant de:

• modifier ou annuler des clauses contractuelles
• approuver des travaux non prévus au contrat
• faire modifier les plans et devis

À titre de rappel, et selon le Code de déontologie des ingénieurs, tout.e ingénieur.e qui envisage de modifier des plans et devis préparés par un.e autre ingénieur.e doit en aviser ce dernier ou cette dernière et s’assurer que son mandat est terminé.

Il existe plusieurs approches pour facturer un changement, notamment celles-ci:

• L'entrepreneur et le donneur d’ouvrage s’entendent sur un prix forfaitaire, soit global, soit unitaire
• Le changement est réalisé en régie, c’est-à-dire que l’entrepreneur est payé selon le prix réel des travaux, majoré d’un montant pour frais généraux et profits

Finalement, l’ingénieur.e met à jour le plan de surveillance pour tenir compte du changement, par exemple, en ajoutant des visites de chantier pour inspecter la mise en œuvre du changement.

L’ingénieur.e responsable de la surveillance consigne toute la documentation en lien avec les changements afin, notamment, de la rendre disponible pour une éventuelle négociation de prix.

Participer à la gestion administrative des contrats

Bien qu’il puisse parfois arriver que l’ingénieur.e responsable de la surveillance ait également le mandat d’administrer les contrats, la gestion des contrats n’est pas une activité de surveillance des travaux.

Cependant, l’ingénieur.e responsable de la surveillance travaille en étroite collaboration avec l’administrateur de contrats en lui fournissant les informations importantes pour la bonne administration des contrats, par exemple, pour les paiements progressifs et finaux. Le schéma suivant présente les principales étapes de la participation de l’ingénieur.e responsable de la surveillance dans la gestion administrative de contrats.

Normalement, des paiements d’acompte sur le montant du contrat sont faits chaque mois, à mesure de l’avancement des travaux. L’ingénieur.e responsable de la surveillance fournit à l’administrateur de contrats la mesure du progrès des travaux de manière à ce que les paiements versés à l’entrepreneur représentent fidèlement l’avancement des travaux.

Dans les projets à prix unitaires, l’ingénieur.e peut accomplir cette tâche en vérifiant les quantités demandées (matériaux, matériel et main-d’œuvre). Les formules de mesurage des quantités devraient faire partie des documents contractuels.

Selon les projets, l’ingénieur.e responsable de la surveillance peut participer aux tâches d’administration de contrat, entre autres:

• vérifier les comptes de la demande de paiement (montants déjà payés)
• vérifier les pièces justificatives qui doivent accompagner la demande de paiement progressif
• vérifier l’adéquation entre les montants demandés et les quantités relevées
• s’assurer de l’exactitude du montant demandé
• produire un certificat de paiement