GESTION DOCUMENTAIRE

L’adoption de bonnes pratiques en gestion documentaire permet à l’ingénieur.e de respecter ses obligations en matière de tenue de dossiers incluant la conservation, la gestion, la cession ou la garde provisoire des dossiers ainsi que leur destruction.

Pour ce faire, l’ingénieur.e met en place un système de classement ordonné de ses dossiers et de tout ce qui les constitue ainsi qu’un système de repérage lui permettant de regrouper les différents éléments d’un même dossier et d’en assurer la traçabilité. Des mesures raisonnables doivent aussi être prises pour préserver la confidentialité et l’intégrité de ses dossiers en tout temps.

Une gestion intégrée des documents (GID) permet de gérer simultanément les documents numériques et les documents papier de manière efficace et cohérente, et ce, tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur disposition finale. Ce processus comporte 3 volets : la création et l’ajout de documents, le classement et l’accès aux documents.

Création et ajout de documents

Tout au long du projet, l’ingénieur.e consulte, utilise, modifie, échange ou prépare des documents qui sont intégrés au système de gestion documentaire. L'ajout de documents devrait suivre une méthodologie précise et assurer leur pertinence selon le contexte du projet.

La création et l'ajout de documents au dossier privilégient l'intégration de documents numériques ou la numérisation des documents papier existants. En effet, l'ajout de plans ou d'autres documents sur support papier est de moins en moins courant de nos jours.

Quel que soit le support du document (numérique ou papier), il est impératif de prendre les mesures raisonnables pour garantir l'intégrité et la confidentialité du dossier.

Classement

Le classement des documents permet de retrouver l’information rapidement et efficacement, et ce, en tout temps. Un classement adéquat des documents repose sur:

un nommage significatif et uniforme des fichiers et des dossiers 
des métadonnées concises et univoques reflétant le contenu des documents
une organisation des dossiers basée sur une structure hiérarchique et logique des documents

Accès aux documents

L’accès et la consultation des documents doivent se faire de manière à préserver la confidentialité des informations qu’ils contiennent.

La gestion intégrée des documents implique généralement la mise en place de politiques, de normes et de procédures ainsi qu’un système de gestion électronique des documents (GED). Un tel système facilite la gestion et la recherche des documents et contribue à améliorer la collaboration tout en assurant un contrôle des accès.

Il faut porter une attention particulière aux supports de stockage sur lesquels les données sont enregistrées, ainsi qu’à l’organisation et au lieu où ils sont entreposés. Ils doivent notamment être adaptés aux types de documents et au volume de données, permettre un accès rapide et sécurisé pour toute la durée de leur conservation.

Aussi, des mesures doivent être prises pour assurer la pérennité de tout système ou procédé d’archivage afin de garantir l’accès, la lisibilité et l’utilisation des documents et renseignements contenus au dossier.