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Pour un groupe de travail, la rencontre d’équipe est l’occasion de partager des idées et des opinions, de trouver des solutions aux problèmes et de prendre des décisions acceptées par tous. Cependant, le responsable de la rencontre doit tenir compte des certains aspects :
- la conduite de rencontre constitue un ensemble d’actions dont le but est de préparer et d’animer une réunion efficacement et dans des conditions optimales, afin d’en obtenir des retombées bénéfiques pour les participants et l’organisation
- les rencontres peuvent devenir des « grugeuses de temps » et conduire à la « réunionite »; il ya lieu de se questionner sur la nécessité de tenir une rencontre, parfois un courriel suffit!
- les rencontre doivent être préparées et encadrées afin de favoriser une prise de décisions efficace
- plusieurs formules peuvent être envisagées, notamment l’entretien téléphonique, les conférences en ligne, les rencontres individuelles, etc.
- la rencontre demeure le moyen le plus efficace quand elle est nécessaire, qu’elle est bien dirigée et qu’elle regroupe les personnes concernées.
Types de rencontre
Globalement, il existe quatre types de réunion qui ont tous une raison d’être particulière :
- La rencontre d’information : les participants y reçoivent surtout des renseignements utiles, et le responsable ne désire pas recevoir de commentaires. Il est préférable de limiter ce type de réunion à 30 minutes afin de conserver l'attention des participants.
- La rencontre collaborative : le responsable propose un ou des points de discussion. Échanges, discussions, débats: chacun est appelé à participer pour faire avancer les sujets de discussion de manière efficace et constructive.
- La rencontre de résolution de problème : le responsable utilise des techniques d’animation et se concentre sur un problème à résoudre concernant strictement les membres présents;
- Le remue-méninges : le responsable de la réunion utilise la technique du brainstorming pour que les participants énoncent le plus d’idées possible sur un point précis, en favorisant la créativité. Il ne retient que la meilleure idée.
Étapes pour une réunion efficace
Préparation de la rencontre
Le responsable de la rencontre se doit d’observer les points suivants :
- préciser les objectifs à l’avance
- inclure les points importants dans l’ordre du jour
- choisir les participants concernés, s’assurer de leur disponibilité et distribuer la documentation appropriée
- réserver un local adéquat, vérifier la présence de l’équipement nécessaire, l’éclairage, la température, la disposition des meubles, etc.
- connaître son style de leadership et maîtriser les techniques d’animation appropriées
Les participants à la rencontre doivent :
- noter la date, l’heure et le lieu de la rencontre dans leur agenda
- prendre connaissance de l’objectif et de l’ordre du jour de la rencontre
- lire la documentation préalablement remise
Enfin, il faut que le rôle de chacun soit précisé de même que ce que l’on attend d’eux à la rencontre .
Déroulement de la rencontre
Le responsable de la rencontre doit assumer les tâches suivantes :
- se présenter, préciser son rôle et les rôles de chacun, désigner un ou une secrétaire et commencer la rencontre dans les plus brefs délais
- effectuer un premier tour de table afin que chacun se présente brièvement
- énoncer l’objectif de la rencontre , préciser sa durée et les procédures de discussion
- respecter l’ordre du jour en commençant par les points les plus importants
- encourager les participants à s’exprimer et à énoncer les idées
- résoudre les différends, au besoin
- faire des résumés de ce qui a été dit, reformuler au besoin et ne retenir que les solutions pertinentes et les démarches à effectuer
- planifier la prochaine rencontre , préciser la date et l’heure des réunions futures, s’il y a lieu
Durant la rencontre , les participants peuvent émettre des commentaires et des idées, écouter aussi celles des autres et démontrer de la compréhension envers leurs coéquipiers. Il est préférable de rester dans le sujet, d’éviter les digressions et les conversations en sourdine et, surtout, de noter les points importants afin de se concentrer sur les activités à entreprendre.
Après la rencontre
Le responsable de la rencontre doit :
- rédiger le procès-verbal dans les plus brefs délais pour ne pas oublier les points importants, puis le transmettre aux participants, s’il y a lieu
- procéder à l’évaluation de l’animation et de la rencontre en remettant aux participants des feuilles d’évaluation
- s’assurer que tout est en ordre avant de quitter la salle
- faire en sorte que les décisions et les activités proposées soient acheminées aux personnes concernées
- assurer un suivi et aviser les personnes qui n’ont pas pu participer des décisions prises
- réserver un local pour la réunion suivante, s’il y a lieu
Les participants rempliront la fiche d’évaluation et aviseront les collègues n’ayant pu assister à la rencontre des actions à entreprendre et des démarches pour les réaliser.
Problèmes fréquents solutions
Voici 12 problèmes fréquemment vécus dans les rencontres et des solutions pour y remédier.
| PROBLÈMES |
SOLUTIONS POSSIBLES |
| La raison d’être ou les objectifs de la rencontre ne sont pas clairs pour certains participants. |
Durant la préparation d’une rencontre, le responsable doit se poser une question primordiale : quels résultats dois-je avoir obtenus une fois la rencontre terminée? Idéalement, cette information devrait être ommuniqueés aux participants |
| La présence nécessaire ou non de certains participants. |
Durant la préparation d’une rencontre, le responsable doit se demander qui doit être présent à la réunion et quelle sera son utilité à cette rencontre. |
| Les rencontres qui débutent en retard ou qui s’éternisent. |
Une rencontre devrait durer deux heures au maximum, et les heures de début et de fin doivent être respectées. |
| Les personnes toujours en retard ou qui s’en vont avant la fin de la rencontre. |
Après un second retard au début d’une rencontre, le retardataire doit être informé que sa présence n’est pas requise. S’il veut quitter avant l’heure prévue, un participant doit en informer au préalable le responsable de la rencontre. Celui-ci informe le groupe dès le début de la rencontre que cette personne devra partir pendant la réunion. |
| Trop de participants. |
Une rencontre ne devrait pas comprendre plus d'une dizaine de participants, à moins qu’il s’agisse d’une rencontre d’information, où l’on peut accepter plus de gens. |
| Trop de points à l’ordre du jour. |
L’ordre du jour d’une rencontre d’équipe doit contenir un maximum de huit points. |
| La stratégie consistant à commencer la rencontre avec des sujets plus « généraux » ou moins « dérangeants » et de garder pour la fin les sujets plus « épineux ». |
Cette stratégie est inefficace. Il faut commencer avec les points importants qui sont la raison d’être de la rencontre. Les autres points, moins importants, pourront toujours être reportés à une autre rencontre. |
| Parler tous en même temps. |
Le respect des participants et la rigueur sont essentiels à toute rencontre efficace. Le responsable animateur applique des règles précises qu’il doit communiquer en début de rencontre et rappeler au besoin. |
| Celui qui prend la parole souvent, qui en a toujours long à dire et qui coupe couramment la parole aux autres. |
Le responsable doit rencontrer cette personne en dehors de la rencontre afin de lui faire part de son malaise, et préciser ses attentes afin qu’il modifie son attitude. |
| Des discussions sur un point à l’ordre du jour qui s’éternisent. |
Lorsque cette situation se manifeste souvent, le responsable animateur doit informer dès le début les participants du temps prévu pour chaque point de discussion, puis minuter les interventions. |
| La difficulté pour le responsable animateur de s’affirmer quand un participant parle d’un sujet qui n’est pas à l’ordre du jour, par exemple, d’affaires personnelles non appropriées. |
L’animateur déclare que le sujet n’est pas à l’ordre du jour afin de signifier que cette discussion n’a rien à voir avec les objectifs recherchés. |
| L’utilisation du cellulaire ou du portable durant les discussions. |
Si une équipe de travail a cette mauvaise habitude, le responsable interdit aux participants l’utilisation de tous les appareils de télécommunication susceptibles de perturber le bon fonctionnement de la rencontre (sauf s’ils sont requis). |
Réussir ses rencontres
Voici les points à prendre en compte pour réussir ses rencontres.
- Préciser dès le départ l’objectif de la réunion afin d’éviter de perdre un temps précieux. Spécifier à l’avance les points à discuter et les pistes de solution en distribuant aux membres la documentation appropriée.
- User de rigueur dans la conduite de réunion : arriver à l’heure, terminer à l’heure, etc. Prévoir un temps limite pour chacun des points à discuter. Une réunion ne devrait jamais dépasser deux heures.
- Inviter à la réunion uniquement les personnes concernées par les points de discussion (pas plus de 10) afin d’éviter de perdre un temps précieux en explications longues et inutiles.
- Prendre bien soin d’éliminer les irritants internes et externes : sonnerie de téléphone, bruit excessif, chaleur, cellulaires, etc.
- Chaque personne du groupe doit participer activement. Faire en sorte que chacun puisse s’exprimer librement et être écouté. La contribution de chacun est importante dans la recherche de solutions.
- Utiliser des méthodes, des techniques d’animation et des outils appropriés; les varier au besoin pour éviter la monotonie des réunions.
- Repérer les problèmes qui pourraient se présenter, p. ex. les conflits de personnalités, les sujets inappropriés ou délicats, une méthode ou un horaire inappropriés.
- Prévoir un local adéquat, tenir compte de la dimension et de la forme de la salle, de la disposition des meubles, du besoin d’équipements, p. ex. Internet, projecteur, etc.
Ressources
LIENS ET RÉFÉRENCES DE L'ORDRE
AUTRES LIENS ET RÉFÉRENCES
- BOISVERT, Daniel, François COSSETTE et Michel POISSON. Animation de groupes, Cap Rouge, Les Presses Inter Universitaires, 1995
- CHEVALIER BEAUMEL, Alain. Préparer une réunion pour mieux l’animer et y participer, Paris, Vuibert, 2010
- LAPRÉE, Raymond. 8 clés pour réussir vos réunions, Montréal, Les Éditions Logiques, 2006
- MOULINIER, René. Mener une réunion efficace, Paris, Eyrolle Éditions d’Organisation, 2001
- MUCCHIELLI, Roger. La conduite des réunions : les fondamentaux du travail en groupe, Issy-les-Moulineaux (France), ESF Éditeurs, 18e éd., 2004
- MUCCHIELLI, Roger. La conduite des réunions : connaissance du problème, Paris, Entreprises modernes d’édition, Librairie techniques, Édition ESF, 1970
- Comment rendre les réunions efficaces, par Daniel Lapensée, CRHA, 28 septembre 2008 (vidéo)
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