La signature et, lorsque requis, le sceau sont les deux marques distinctives qui permettent à l’ingénieur.e d'authentifier un document d'ingénierie.
Dépendamment du support utilisé (papier ou numérique), l’authentification se fait par une signature manuscrite, un sceau physique ou une signature numérique.
Signature manuscrite
Signer un document sur support papier consiste à y apposer sa signature manuscrite, laquelle est une marque personnelle qui associe le signataire au document.
Sceau physique
Pour sceller un document sur un support papier, il suffit d’apposer son sceau sur le document. Le sceau constitue une marque distinctive de l'ingénieur.e. Il doit comprendre:
son nom
son numéro de membre
son titre professionnel
le mot «Québec»
Rappel: lorsque le sceau est apposé sur un document d'ingénierie, la signature manuscrite devrait recouvrir une partie du sceau, sans toutefois en rendre illisibles ou inintelligibles les éléments essentiels (nom, titre et numéro de membre).
Il est possible de se procurer auprès de l’Ordre le tampon permettant d’apposer son sceau physique.
Signature numérique
Parole aux ingénieurs: pourquoi utiliser la signature numérique?
La signature numérique permet de préserver l’intégrité des documents d’ingénierie. Le contenu devient alors inaltérable.
Exemple d'image numérique du sceau incluant l'image numérique de la signature
Pour signer des documents numériques, l’ingénieur devrait utiliser une signature numérique puisqu’elle offre des garanties de fiabilité. Celle-ci est commercialisée par différents fournisseurs qui offrent des produits comprenant une identification unique à chaque utilisateur, protégée par un mot de passe.
La signature numérique comporte l’avantage d’intégrer un certificat numérique unique. Celui-ci permet d’apporter une preuve fiable de l’identité du signataire, en plus d’assurer l’intégrité du document, c’est-à-dire qu’il le rend difficile à modifier après l’apposition de la signature numérique.
Lorsqu’il est requis que le sceau soit apposé, l’image numérique du sceau doit être ajoutée sur le document numérique.
Il est possible de se procurer l'image numérique de son sceau auprès de l’Ordre ou la télécharger gratuitement via la plateforme de Notarius, si on utilise ses services.
Notarius
La signature numérique professionnelle pour ingénieur.e.s de l’OIQ utilise l’autorité de certification Notarius. Au moyen d’une double vérification d’identité, son utilisation permet de lier l’identité et l’affiliation professionnelle du membre à sa signature numérique.
elle permet de signer et de sceller les documents d’ingénierie puisqu’elle offre l'option de télécharger l’image numérique de son sceau et la possibilité de l'ajouter lors de l’authentification des documents
le statut professionnel du membre est validé au moment de l’achat de la signature et ponctuellement par la suite
elle est facile d’accès et d’utilisation
Peu importe le fournisseur choisi, il importe de s’assurer que la signature numérique répond aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information concernant l’intégrité des données afin notamment que le contenu ne puisse être modifié après l’apposition des marques d’authentification.
Contrôle du sceau et de son image et de la signature manuscrite ou numérique
L’ingénieur.e est en tout temps responsable de sa signature manuscrite et numérique ainsi que de son sceau physique et de son image numérique. Tout doit être mis en œuvre pour éviter qu'une autre personne ne les utilise.
Cartouche de plan d'ingénierie
Tous les plans d'ingénierie devraient idéalement être pourvus d'un cartouche comportant les points suivants (liste non exhaustive)
le sceau et la signature de tous les ingénieur.es qui ont préparé ou modifié le plan
le nom de l'organisation d'où provient le plan
le nom du projet
le titre du plan
le numéro du plan
la date du plan
le numéro de révision
les notes limitatives
la finalité (par exemple « POUR PERMIS », « POUR SOUMISSION », « POUR CONSTRUCTION », « POUR FABRICATION », « POUR INSTALLATION » ou « PLAN FINAL »)
le cas échéant, les approbations administratives, qu'elles soient ou non le fait d'ingénieur.es, sous la mention « approbation administrative » (aucun sceau ou image numérique du sceau ne devrait être apposé dans cet espace pour ce cas.)
Pour des raisons juridiques, professionnelles et de sécurité du public, il est essentiel que l'ingénieur.e assure l'intégrité des documents d'ingénierie, peu importe qu’ils soient sur support numérique ou papier.
LOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION
L'intégrité du document est assurée, lorsqu'il est possible de vérifier que l'information n'en est pas modifiée et qu'elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue.
L'intégrité du document doit être maintenue au cours de son cycle de vie, soit depuis sa création, en passant par son transfert, sa consultation et sa transmission, jusqu'à sa conservation, y compris son archivage ou sa destruction.
Dans l'appréciation de l'intégrité, il est tenu compte, notamment des mesures de sécurité prises pour protéger le document au cours de son cycle de vie.
Avertissement : Le Guide de pratique professionnelle constitue un outil de référence et d’accompagnement des ingénieurs au Québec. Il est une source d’information générale et ne constitue aucunement une opinion, un avis ou conseil juridique. Son contenu ne doit pas être interprété pour tenter de répondre à une situation juridique particulière.
