Nos façons de communiquer et de travailler ont été bouleversées par la mondialisation, la diversité culturelle, l’apparition des nouvelles technologies de l’information (TI). De nouvelles pratiques se sont installées au sein des organisations, le travail à distance remet en question le modèle des équipes dites traditionnelles. Il faut dorénavant composer avec des équipes virtuelles.
Une équipe de travail virtuelle utilise principalement les TI dans son travail quotidien. Chaque membre de l'équipe communique à distance pour collaborer, coordonner, planifier et exécuter un travail ou un projet.
Dans cette optique, l'équipe doit collaborer en s'adaptant aux différentes situations de travail.
Conseil express: 5 dimensions de collaboration
L’émergence du travail à distance a changé complètement notre façon de travailler et de collaborer. Apprenez comment utiliser les 5 dimensions de la collaboration optimale.
Le responsable d’équipe doit quant à lui tenir compte de certaines notions :
la distance est un obstacle à contourner pour assurer une complicité utile et productive dans une équipe de travail
la création de relations virtuelles entre les équipiers peut être souvent très positive
la possibilité de profiter d’expériences et d’expertises diversifiées et le développement de l’autonomie des employés sont des occasions dont on peut tirer parti
grâce à un éventail et à un partage de connaissances plus étendues, les tâches réparties produisent souvent des résultats dans un délai plus court que dans les équipes traditionnelles
la diminution des coûts fixes (réduction de locations de locaux, d’équipements, etc.) peut être un avantage de la gestion d’une équipe à distance
l’établissement d’un processus de rétroaction et une évaluation rapide des résultats obtenus sont essentiels
Facteurs de réussite d’une équipe virtuelle
Le nombre de personnes, la provenance de chacun, la dispersion géographique, les origines ethniques, la composition par sexe, le décalage horaire, etc., sont autant de facteurs qui influencent le fonctionnement de l’équipe virtuelle.
La barrière de la langue et les différences culturelles occasionnent des problèmes de communication et des incompréhensions entre les membres de l’équipe virtuelle.
Il est difficile de créer un sentiment d’appartenance au sein d’un groupe virtuel.
Un certain niveau de connaissances et de compétences est nécessaire à l’établissement d’une équipe virtuelle efficace (variable d’une personne à l’autre).
Le type de technologie utilisée varie parfois d’un équipier virtuel à l’autre.
Les relations virtuelles, l’exercice du leadership et de l’autorité, les niveaux hiérarchiques et les moyens de contrôle peuvent aussi avoir une influence sur l’équipe virtuelle.
Gestion à distance d’une équipe virtuelle
La personne responsable d'une équipe de travail virtuelle devrait suivre les recommandations suivantes.
S’assurer de posséder des outils de télétravail adaptés afin que chaque équipier virtuel puisse établir des communications efficaces et rapides. Par exemple, les courriels, les outils de partage d’écran, la messagerie instantanée et les logiciels de gestion de projet permettent de communiquer et partager des informations rapidement et d’assurer un suivi ponctuel.
Utiliser un VPN : l’accès sécurisé au réseau et aux solutions d’affaires de l’entreprise (VPN) facilitera la collaboration et permettra à chaque membre de l’équipe d’avoir à sa disposition tous les outils et toute l’information nécessaire (banques de données, plans de travail, documents partagés, etc.).
Recourir à des logiciels de visioconférence accessibles et faciles d’utilisation, comme Zoom et Teams. Ces outils informatiques performants facilitent et encadrent les communications entre les membres de l’équipe virtuelle , créent un sentiment d’appartenance et permettent de briser l’isolement.
Se doter de règles claires de fonctionnement en précisant les rôles de chacun, les objectifs à atteindre et les tâches à effectuer.
Communiquer régulièrement avec les équipiers afin de maintenir l’intérêt et repréciser au besoin les objectifs et les tâches.
Mettre en place des mesures de contrôle dans le but de suivre l’évolution de l’équipe virtuelle et d’éviter les pertes de temps et les dispersions inutiles.
Instaurer des mesures de reconnaissance en adressant à chacun des remerciements ou des félicitations et en diffusant les succès de l’équipe virtuelle.
Recommandations pour un environnement de travail à distance adéquat
Les membres de l’équipe de travail à distance doivent avoir outils technologiques adéquats et les compétences technologiques nécessaires pour leur permettre de fonctionner et d'atteindre leurs objectifs
Des règles de fonctionnement du travail à distance doivent être préalablement établies pour permettre le fonctionnement de l'équipe virtuelle
Des mesures doivent être mises sur pied afin que l’information circule adéquatement et régulièrement tant au niveau des équipes que des organisations.
Avertissement : Le Guide de pratique professionnelle constitue un outil de référence et d’accompagnement des ingénieurs au Québec. Il est une source d’information générale et ne constitue aucunement une opinion, un avis ou conseil juridique. Son contenu ne doit pas être interprété pour tenter de répondre à une situation juridique particulière.