AUTHENTIFICATION DES DOCUMENTS D'INGÉNIERIE

L'authentification est l'apposition de la signature de l'ingénieur.e et, lorsque requis, du sceau de l’ingénieur.e sur un document papier ou numérique.

Document d’ingénierie avec finalité

Tout document d'ingénierie, peu importe sa finalité, doit être authentifié.

La finalité est l’usage pour lequel un document est produit. Elle correspond généralement à un des jalons de projet. Par exemple, un plan ou un devis peut être produit dans le cadre d’une étude en vue de la conception d’un ouvrage, pour effectuer une demande de permis, pour obtenir une soumission ou encore, pour la construction ou la mise en œuvre d’un projet.

Un document produit avec une finalité donnée doit être complet compte tenu de celle-ci, mais il ne le sera pas nécessairement pour la finalité subséquente. Par exemple, le niveau d’avancement et de détails d’un plan produit pour permis est généralement insuffisant pour servir à des fins de construction. Pour répondre à cette dernière finalité, le plan devra être révisé et complété.

La finalité devrait être précisée sur le document d’ingénierie. Ceci permet d’éviter que le document soit utilisé dans un but étranger à celui pour lequel il a été préparé.

Par exemple, sur un plan, on peut écrire qu’il a été préparé « POUR PERMIS », « POUR SOUMISSION », « POUR CONSTRUCTION », « POUR FABRICATION » ou « POUR INSTALLATION ». On peut également indiquer « PLAN FINAL ».

Document d’ingénierie en cours de préparation

Qu’il s’agisse d’une ébauche, d’un brouillon ou d’un document partagé à des fins de commentaires, il n’a pas à être authentifié puisqu’il ne constitue pas un document complet. Aussi, il est recommandé d’y inclure une note limitative précisant, par exemple, qu’il ne doit pas être utilisé pour la construction, l’installation, ou la fabrication. 

Sur ce document devrait donc être indiqué:

• le nom et le titre de l’ingénieur.e qui a préparé le document
• la date de préparation
• le motif de l’émission du document, par exemple « document pour commentaires », « document pour coordination », etc.
• une note limitative

Il importe de préciser que le caractère complet d’un document s’évalue notamment par rapport à sa finalité. Ainsi, un document peut être considéré comme complet même s’il n’est pas entièrement achevé (ex. : un plan soumis dans le cadre d’une étude d’avant-projet, un plan soumis pour l’émission d’un permis). Un tel document doit donc être authentifié.

Afin d’éviter les malentendus, l’ingénieur.e et son client devraient convenir dans leur contrat des documents qui seront produits pour une finalité donnée et qui seront authentifiés. Les autres documents pourront alors correspondre à des documents en cours de préparation qui n’auront pas à être authentifiés.

Note limitative

Lorsqu’un document d'ingénierie n’est pas destiné à être utilisé à des fins de construction, de fabrication ou d'installation, il est recommandé d’y porter une note limitative. Ceci permet d'éviter que le document soit utilisé dans un but étranger à celui pour lequel il a été préparé.

Une note limitative peut, par exemple, indiquer: « CE DOCUMENT NE DOIT PAS ÊTRE UTILISÉ À DES FINS DE CONSTRUCTION » (ou « DE FABRICATION » ou « D'INSTALLATION »).

Authentifier un document d’ingénierie

L’authentification des plans et devis, quelle que soit leur finalité, s’effectue en apposant:

• le sceau physique et la signature manuscrite (pour les documents papier)
• la signature numérique et l’image numérique du sceau (pour les documents numériques). L’apposition de l’image numérique de la signature constitue une bonne pratique lorsque les plans et devis sont signés numériquement
• la date d'authentification

L’authentification des autres documents d’ingénierie tels qu’une attestation ou un certificat de conformité, un avis écrit, un rapport, un calcul, une étude, un dessin, un cahier des charges, un manuel d'entretien, un manuel d'opération ou un plan de déclassement, s’effectue en apposant:

• la signature manuscrite (pour les documents papier)
• la signature numérique, qui devrait être utilisée en incluant préférablement l’image numérique de la signature (pour les documents numériques)
• la date d'authentification
• le numéro de membre
• le nom de l’ingénieur qui a préparé le document et son titre 

Le sceau doit aussi être apposé sur tout autre document d'ingénierie si une loi ou un règlement l'exige.

Dessin d’atelier ou d’usine

Si le dessin d’atelier a les caractéristiques d’un plan, l’ingénieur.e devra le signer et le sceller. 

En effet, c’est la nature d’un document et non son appellation qui détermine s’il s’agit d’un document d’ingénierie. Ainsi, certains dessins d’atelier ou d’usine peuvent être considérés comme des plans s’ils comportent une conception d’ingénierie dont le niveau de détails permet la réalisation d’un ouvrage. 

Plan final et relevé

Le plan final doit être authentifié par l'ingénieur.e responsable de la conception et par tout.e autre ingénieur.e ayant effectué des modifications. Chacun des ingénieur.e.s peut indiquer sa contribution directement sur le plan final, par exemple au moyen d’une note ou d’un symbole.

Le relevé n’est ni un plan ni un document d’ingénierie. La mention « Relevé » devrait être indiquée sur le document.  

Aide-mémoire pour l’authentification des documents d’ingénierie

Approbation administrative des documents d’ingénierie

L’approbation administrative d’un document consiste à confirmer que le document répond à des exigences purement administratives (ex.: budget, échéancier). Un.e ingénieur.e pourrait, par exemple, être amené.e à approuver administrativement des procédures d’inspection d’un produit fini.
L’approbation administrative n’est pas une activité réservée aux ingénieur.e.s. L’ingénieur.e qui approuve (administrativement) un document devrait s’assurer qu’il n’y a pas de confusion quant à la finalité de sa signature. L’ajout d’une mention explicative claire est recommandé, par exemple: « APPROUVÉ ADMINISTRATIVEMENT PAR ».