PRINCIPES DE LA TENUE DE DOSSIERS

L’ingénieur.e doit tenir un dossier pour chaque projet d’ingénierie auquel il ou elle participe ou pour chaque service professionnel rendu.

Lorsque l’ingénieur.e est appelé.e à rendre plusieurs services professionnels dans le cadre d’un contrat conclu avec un client autre que son employeur, il ou elle tient un dossier pour l’ensemble de ces services professionnels.

Les dossiers tenus par l’employeur de l’ingénieur.e ou par la société au sein de laquelle il ou elle exerce sa profession sont considérés comme étant les dossiers de cet ingénieur.e si il ou elle peut y consigner des documents ou des renseignements relatifs à sa prestation de services professionnels. Cependant, ces dossiers appartiennent non pas à l’ingénieur.e mais à l’employeur qui en a la responsabilité.

Lorsque son emploi prend fin, l’ingénieur.e ne peut emporter ou garder de copie de ses dossiers. Toutefois, si il ou elle a besoin de consulter un dossier une fois qu’il a quitté la société, l’ingénieur.e peut toujours demander à son ancien employeur d’y avoir accès ou de lui fournir une copie.

Éléments à conserver dans le dossier d’ingénieur

Les éléments conservés et organisés au dossier doivent permettre la compréhension de la démarche suivie dans le cadre de sa prestation de services professionnels et des motifs soutenant ses décisions.

Dans chaque dossier, il doit être notamment consigné les éléments suivants:

• la date d’ouverture du dossier
• une copie du contrat de services professionnels et de ses modifications ou, à défaut de contrat écrit, une description de la nature et de l’ampleur des services professionnels convenus, des modalités de paiement des honoraires et des déboursés
• la correspondance et les documents échangés dans le cadre des services professionnels rendus
• les besoins, les exigences et les contraintes du client
• le dossier technique comprenant les données recueillies, les hypothèses posées et la méthode utilisée pour leur validation, la référence aux normes suivies et les calculs effectués
• une copie de tout document d’ingénierie préparé par lui ou sous sa supervision
• une description de tout avis formulé verbalement

De plus, lorsque les services professionnels sont rendus à un client autre que son employeur ou sa société, il doit être également consigné au dossier:

• le nom et les coordonnées de son client et, si ce dernier n’est pas une personne physique, de son représentant autorisé
• le temps consacré à la prestation des services professionnels
• une copie de toute note d’honoraires et de frais transmise au client et les paiements effectués par ce dernier

Les différents éléments du dossier et tout ce qui le constitue doivent être regroupés selon un système de classement ordonné. Un système de repérage doit également être mis en place pour assurer la traçabilité des documents.

Cycle de vie du dossier de l’ingénieur

L’ingénieur.e tient chaque dossier à jour, et ce, de la date d’ouverture du dossier jusqu’à sa fermeture.

Cycle de vie du dossier de l'ingénieur.e

Durant tout le cycle de vie des dossiers, des mesures raisonnables sont prises pour préserver la confidentialité et l’intégrité. 

L'ingénieur.e doit veiller à ce que ses clients puissent avoir raisonnablement accès aux dossiers qui les concernent. Aussi, il ou elle est tenu.e de donner suite avec diligence et, au plus tard, dans les 30 jours suivant sa réception à toute demande de la part d'un client souhaitant consulter ou obtenir une copie de documents le concernant.

La fermeture du dossier survient au moment où l’ingénieur.e cesse de rendre des services professionnels au client concerné par le dossier ou jusqu’à ce que le projet d’ingénierie soit complété.

Lors de la fermeture du dossier, l’ingénieur.e remet au client tout document original fourni par ce dernier et en conserve une copie au dossier.de l’ingénieur.